Top 10 Software Control de Gastos para Ahorrar

Solo el 43 % de las empresas a nivel mundial aseguran que completan sus proyectos dentro del presupuesto “la mayoría de las veces” o “siempre”. Otras enfrentan problemas de sobrecostos causados por:

• Falta de claridad en el gasto.
• Equipos que no reciben los recursos necesarios a tiempo.
• Poca visibilidad en los costos, lo que resulta en oportunidades perdidas para mejorar la eficiencia.

Dominar el seguimiento de costos en proyectos es la mejor forma de evitar estos problemas, ya que promueve un mayor control sobre los fondos del proyecto y su utilización, y permite una toma de decisiones más informada tanto en el gasto actual como en las inversiones futuras.

Cómo Funciona un Seguimiento Efectivo del Control de Gastos en Proyectos

El seguimiento del control de gastos en proyectos implica monitorear y gestionar diversos aspectos financieros de un proyecto durante todo su ciclo de vida.
Un proceso efectivo de control de gastos incluye (pero no se limita a) los siguientes pasos:

1. Estimación: identificar todos los costos potenciales asociados al proyecto, incluyendo mano de obra, materiales, gastos generales y fondos de contingencia.
2. Presupuestación: el presupuesto define cuánto dinero se asignará a cada componente del proyecto.
3. Seguimiento de gastos: generalmente se realiza mediante un software control de gastos que permite registrar los gastos, organizarlos en categorías y comparar los costos reales con el presupuesto, facilitando la detección temprana de desviaciones.
4. Reportes: permiten resumir el gasto actual, las variaciones respecto al presupuesto y realizar pronósticos de gastos futuros.
5. Análisis: destinados a identificar tendencias y patrones en el gasto que puedan informar proyectos futuros o revelar ineficiencias que necesiten atención.

Como puede imaginar, manejar las finanzas del proyecto sin una herramienta de software puede ser muy laborioso, especialmente en proyectos grandes y complejos como los de arquitectura, desarrollo o construcción.

Sin embargo, cuando las empresas deciden adquirir una herramienta para el seguimiento de control de gastos en proyectos, suelen caer en una trampa común: seleccionar diferentes soluciones de software para cada uno de los pasos mencionados.

Esto conlleva al uso de múltiples plataformas — una para estimación, otra para presupuestación y seguimiento de gastos, y otra para análisis financiero — además de diversas herramientas para la gestión de proyectos, comunicación, intercambio de archivos y más.

En este artículo, exploraremos 10 soluciones integradas de seguimiento de control de gastos en proyectos que le permitirán planificar, seguir y optimizar los costos del proyecto desde una plataforma centralizada. Destacaremos sus funciones clave como automatización, flujos de trabajo personalizables y análisis en tiempo real, que le ayudarán a mantener la salud financiera de sus proyectos y también analizaremos sus posibles desventajas.
¡Vamos allá!

 

Software Gratuito de Gestión de Costos en Proyectos

1.   actiTIME

Características principales:

• Aplicación móvil
• Vista de calendario
• Seguimiento automático del tiempo
• Facturación a clientes
• Notificaciones de presupuesto
• Gestión de permisos
• Integraciones

Este software de gestión de costos de proyectos le permite monitorear los presupuestos del proyecto, registrar el tiempo de los empleados y generar informes detallados que realmente le ayudan a tomar decisiones informadas. Le brinda la confianza para mantener sus proyectos financieramente en línea sin la molestia de hojas de cálculo complicadas.

actiTIME es perfecto para monitorear los costos laborales incurridos por el proyecto. Para obtener una visión detallada de este tipo de gastos con actiTIME, solo necesita:

• Crear proyectos y tareas en la aplicación y configurar las tarifas horarias preferidas;
• Asignar esas tareas a los miembros de su equipo y pedirles que registren las horas dedicadas en sus hojas de tiempo digitales;
• Ejecutar el Informe de Costos de Trabajo y ver cuánto dinero ha gastado en el proyecto basado en las tarifas horarias de los empleados y el costo total de mano de obra invertida en cada tarea.

Además, actiTIME le permite supervisar costos, facturación y presupuestos de tiempo, todo en un solo lugar.

Puede establecer presupuestos en múltiples niveles—clientes, proyectos y tareas—proporcionándole una visión detallada de cómo se asigna cada dólar en sus proyectos.

Adicionalmente, cada presupuesto cuenta con una barra de progreso visual que facilita monitorear e identificar cuándo podría estar cerca de un sobrecosto.

Por último, pero no menos importante, actiTIME le permite establecer tarifas de facturación y revisar costos frente a ingresos con el Informe de Ganancias/Pérdidas. Calcula los ingresos del proyecto de la misma forma que los costos laborales, según las tarifas horarias predeterminadas y el tiempo de trabajo reportado por los empleados. Esta función es muy útil si desea estar informado sobre los cambios en el desempeño financiero de su empresa y detectar riesgos a tiempo.

Los usuarios valoran las funciones de informes personalizables en actiTIME, que han simplificado sus procesos de reporte de gastos y ofrecen flexibilidad en la configuración de informes.

La opción para exportar datos en bruto a Excel es especialmente beneficiosa para crear tablas dinámicas y realizar análisis en profundidad. Sin embargo, algunos usuarios manifiestan el deseo de contar con más opciones gráficas para mejorar la visualización de datos.

Ideal para:

Equipos de proyecto de cualquier tamaño.

Precios:

• Prueba gratuita de 30 días.
• Versión gratuita para 1-3 usuarios.
• Planes pagos desde $5 por usuario/mes.

2.   Avaza

Características principales:

• Colaboración en proyectos
• Facturación
• Aplicación móvil
• Seguimiento del tiempo

Este software control de gastos de proyectos incluye múltiples funciones útiles para una experiencia de trabajo integrada y tiene todo lo necesario para monitorear gastos de empleados y crear facturas.

Los evaluadores elogian Avaza por sus funciones de gestión de facturación, especialmente la sencillez para crear y personalizar facturas. Aprecian la conveniencia de vincular directamente el trabajo del cliente a las facturas y la capacidad de aceptar pagos desde ellas.

Sin embargo, algunos usuarios encuentran la interfaz difícil de navegar, lo que puede interrumpir su flujo de trabajo.

Usted puede:

• Agregar gastos al sistema de gestión Avaza por múltiples medios y dispositivos, incluyendo entrada manual, fotos de recibos desde móvil y entrada automatizada de gastos recurrentes;
• Categorizar y agrupar distintos ítems de gasto para mayor comodidad;
• Aprobar gastos de empleados individualmente o en lote;
• Generar informes en tiempo real para revisar los costos del proyecto y vigilar el cumplimiento del presupuesto por parte de su equipo.

Al ofrecer todas estas funciones, Avaza aumentará la eficiencia en tiempo y costo de su proceso de seguimiento de gastos y le ayudará a tomar decisiones de gestión más informadas.

Ideal para:

Entornos de gestión de proyectos colaborativos.

Precios:

• Versión gratuita con funcionalidad limitada.
• Planes pagos desde $11.95 al mes.

 

3.   Harvest

Características principales:

• Seguimiento del tiempo
• Facturación
• Pagos en línea
• Integraciones contables
• Informes

Esta herramienta fácil de usar combina funciones de seguimiento del tiempo y monitoreo de gastos.

Al implementar Harvest como hoja de tiempo, puede mantener registros detallados de horas trabajadas y luego obtener datos sobre tiempo facturable y costos laborales en un informe de progreso del proyecto. Así es posible revisar los costos del proyecto en su conjunto y por tarea, e identificar si su equipo enfrenta riesgo de sobrecostos o si todo avanza según lo planificado.

Además de los costos laborales, Harvest permite el seguimiento de otros tipos de gastos comerciales con la función de escaneo de recibos – solo tome una foto del recibo con su app móvil y se cargará inmediatamente a su cuenta.

Los evaluadores aprecian las capacidades de facturación de Harvest, especialmente para crear facturas profesionales a partir del tiempo y gastos registrados. Destacan la integración fluida con herramientas como QuickBooks y Stripe, que facilita la facturación y la aceptación de pagos en línea.

Sin embargo, algunas personas reportaron fallos, como temporizadores que no se detienen correctamente o vinculación incorrecta de tareas.

Ideal para:

Facturación optimizada en equipos de proyecto.

Precios:

• Prueba gratuita de 30 días.
• Versión gratuita para freelancers.
• Plan pago desde $10.80 por usuario/mes.

4.   Expensify

Características principales:

• BGestión de presupuestos
• Tarjetas virtuales
• Facturación
• Reembolso global

Expensify es una de las soluciones de software control de gastos más populares en la actualidad. Con su ayuda, usted puede escanear recibos fácilmente, crear informes de gastos, gestionar los datos de sus tarjetas de crédito y mucho más.

Su característica principal es SmartScan, una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que puede leer los recibos a través de la cámara de su dispositivo móvil y luego codificarlos automáticamente, añadiéndolos a las categorías de gastos correspondientes en su cuenta de Expensify.

Otra función esencial, Concierge DoubleCheck, ayuda en la detección automática de recibos duplicados y casos de incumplimiento de las políticas organizacionales. Esto contribuye a prevenir gastos imprevistos por parte de los empleados y fraudes, además de eliminar el riesgo de errores humanos en los procesos de precontabilidad y contabilidad.

Además, Expensify permite la aprobación automática de gastos y reembolsos, informes en tiempo real, seguimiento del kilometraje y mucho más. Está claro que esta herramienta es inteligente por una razón, y no hay duda de que, al implementarla, usted hará que la gestión financiera en su empresa sea más eficiente, sencilla y precisa.

Sin embargo, los usuarios tienen opiniones encontradas sobre las funciones de generación de informes de Expensify. Por un lado, valoran la capacidad de producir informes detallados y completos que ayudan a gestionar las finanzas del negocio y mejoran la transparencia para las partes interesadas.

Por otro lado, muchos usuarios consideran que el proceso de creación de informes no es intuitivo y que las opciones de informes son limitadas, lo que puede dificultar la generación y presentación de informes precisos de manera eficiente. Además, las preocupaciones comunes incluyen problemas con la presentación automática de informes y la falta de herramientas avanzadas para reportes.

Ideal para:

Uso personal y equipos pequeños.

Precios:

• Versión gratuita con funcionalidades limitadas para uso personal.
• Planes pagos desde $5 por usuario/mes.

Mejores herramientas pagas para seguimiento de costos de proyectos

1.   Rydoo

Características principales:

• Escaneo de recibos
• Seguimiento de kilometraje
• Dietas diarias
• Integraciones contables
• Flujos de aprobación flexibles

Rydoo es una de las mejores herramientas de seguimiento de costos que optimizan el proceso de gestión de gastos y lo hacen lo más sencillo y rápido posible.

Las características clave de la aplicación son:

• Escáner de recibos creado para ayudarle a digitalizar los recibos con solo una foto y subirlos de inmediato;
• Rastreador de kilometraje que facilita el cálculo de los costos de viaje;
• Flujo de aprobación de gastos sencillo y personalizado con oportunidades de automatización y notificaciones sobre gastos fuera de política, lo que fomenta un mayor nivel de control sobre los costos organizacionales.

Además, con las funciones de informes en tiempo real de Rydoo, usted puede acceder y revisar los datos enviados en cualquier momento sin invertir recursos adicionales en su procesamiento. El resultado que obtendrá será una detección rápida de posibles cambios adversos en las tendencias de gastos del equipo y una menor carga de trabajo en su departamento financiero.

Los usuarios consideran el sistema de gestión de gastos de Rydoo como altamente eficiente y fácil de usar, lo que simplifica la gestión de viajes de negocios y gastos.

Valoran el proceso directo para ingresar información, obtener reembolsos y generar informes de gastos detallados, lo que no solo ahorra tiempo sino que también minimiza el riesgo de errores.

Ideal para:

Equipos financieros que buscan optimizar sus procesos de gestión de gastos.

Precios:

Los planes comienzan desde $9 por usuario/mes.

2.   Birdview

Características clave:

• Seguimiento de tiempo
• Objetivos financieros
• Facturación flexible
• Inteligencia empresarial
• Gestión de recursos

Birdview es un software de automatización del trabajo diseñado para asistirle en la gestión de todos los aspectos de su negocio, comenzando por la planificación y finalizando con el análisis de resultados. Y como probablemente haya adivinado, la herramienta también incluye una potente funcionalidad para la presupuestación y el monitoreo de costos.

Esto es lo que hace de Birdview una herramienta indispensable para un seguimiento de costos eficaz:

• Usted puede establecer objetivos financieros claros para sus proyectos y definir presupuestos y puntos de referencia desde el principio, brindando a su equipo una hoja de ruta clara a seguir;
• Asignar diferentes tarifas de facturación a diversos miembros del equipo o tipos de tareas, garantizando que todos los costos se reflejen con precisión según los recursos asignados;
• Ver fácilmente métricas como la variación de cronograma y presupuesto para comprender rápidamente su posición respecto a sus objetivos financieros.

Sin embargo, la mayoría de los revisores en Capterra consideran Birdview más como un rastreador de horas facturables con capacidades básicas de informes que como una herramienta para el monitoreo extensivo de costos de proyectos.

Ideal para:

Empresas de servicios profesionales.

Precios:

• Prueba gratuita de 14 días.
• Los planes comienzan desde $37 por usuario/mes.

3.   Twproject

Características clave:

• Gráficos de Gantt
• Gestión de recursos
• Kanban
• Informes de costos

Si usted está buscando una aplicación que le permita rastrear gastos mientras supervisa el progreso del proyecto y gestiona la colaboración del equipo en un solo lugar, Twproject es lo que necesita. Al ser una de las herramientas para el seguimiento de costos de proyectos, incorpora funciones para la planificación de proyectos, seguimiento del tiempo, intercambio de archivos y, lo más importante, gestión de costos.

Con este software de gestión de costos de proyectos, usted puede:

• Establecer presupuestos de proyectos y comparar los costos reales con los estimados;
• Supervisar los costos laborales en función de las tarifas horarias de los empleados y la información de sus registros de tiempo;
• Subir datos sobre otros tipos de gastos del proyecto tomando fotos de facturas y recibos;
• Analizar los datos de costos del proyecto por diferentes periodos, grupos de usuarios y categorías de gastos.

Twproject ayuda a sus usuarios a adoptar un enfoque flexible hacia la gestión de costos y a respaldar sus esfuerzos hacia el éxito financiero del proyecto.

Ideal para:

Equipos de gestión ágil de proyectos.

Precios:

• Prueba gratuita.
• Los planes comienzan desde €80 por mes.

4.   TriNet Expense

Características clave:

• Gestión de impuestos
• Seguimiento del tiempo
• Gestión de recibos
• Informes de gastos

TriNet es un software de gestión de costos de proyectos que ofrece una multitud de funciones para la gestión sencilla de los gastos laborales en línea.

Al utilizar este software, usted puede:

• Enviar nuevos gastos uno por uno o importarlos en bloque desde tarjetas de crédito o archivos CSV;
• Rastrear el kilometraje y calcular automáticamente el reembolso de los viajes registrados;
• Crear categorías de gastos personalizadas para agregar el nivel de detalle que desee a su rutina de seguimiento de costos;
• Recibir notificaciones sobre informes de gastos que requieren aprobación;
• Establecer políticas de gastos para evitar gastos excesivos y promover el cumplimiento presupuestario;
• Analizar datos históricos y en tiempo real.

Además de todo esto, TriNet Expense puede integrarse con muchas de sus aplicaciones favoritas de contabilidad y gestión de pagos para optimizar aún más los informes de gastos y aumentar la eficiencia.

Lo que dicen los usuarios: Esta fue una de las aplicaciones más fáciles para capacitar al personal. Incluso aquellos muy apegados al papel realmente apreciaron lo fácil que era escanear recibos desde la aplicación móvil, y se sincronizaba automáticamente con la aplicación de escritorio. Redujo el tiempo de procesamiento de gastos al menos en dos tercios.

Me molestó mucho cuando TriNet decidió no ofrecer soporte para la versión de escritorio de QB y solo admite QB en línea. Necesitamos la versión de escritorio de QB porque nuestro sistema de seguimiento de inventario no está disponible en QB Online. Tuve que terminar nuestro contrato con TriNet. Además, no tenían informes personalizables hace tres años. No estoy seguro si ahora los tienen.

Ideal para:

Equipos de proyectos que buscan una herramienta integral de seguimiento de costos.

Precios:

• Prueba gratuita de 30 días.
• Los planes “Solo gastos” comienzan desde $8 por usuario/mes.
• Los planes “Gastos + Seguimiento de tiempo” comienzan desde $10 por usuario/mes.

5.   LiveCosts

Características clave:

• Gestión de compras
• Seguimiento de costos laborales
• Facturación
• Catálogos de precios
• Aplicación móvil

LiveCosts es un potente software de seguimiento de costos en construcción que ayuda a gestionar presupuestos de proyectos y seguir los gastos laborales de forma sencilla.

Así es como LiveCosts puede mejorar su enfoque hacia la gestión de proyectos y la supervisión financiera:

• Usted puede crear, enviar y aprobar órdenes de compra directamente a través de la plataforma, lo cual hace que el proceso de compras sea más fluido que nunca;
• Acceder a sus catálogos de precios desde su dispositivo móvil, para que nunca esté desconectado durante visitas a obras o reuniones con clientes;
• Sincronizar los costos del proyecto y los datos financieros con herramientas de terceros sin la molestia de entradas manuales, lo cual optimiza su flujo contable y reduce el riesgo de errores humanos.

Lo que dicen los usuarios: El factor excepcional de LiveCosts es su simplicidad. Elimina la necesidad de hojas de cálculo complicadas y mantiene todos los gastos de mis obras organizados en un solo lugar.

Ideal para:

Gestión financiera en proyectos de construcción a gran escala.

Precios:

• Prueba gratuita de 14 días.
• No hay información disponible sobre precios.

5.   Emburse

Características clave:

• Políticas de gestión de gastos
• Escaneo de recibos
• Análisis
• Reembolsos
• Conciliación de tarjetas de crédito

Emburse es un software de gestión de costos de proyectos de última generación que mejora la visibilidad financiera gracias a interfaces intuitivas, automatización avanzada y visualización de datos.

Emburse ofrece una gran cantidad de funciones útiles:

• Escaneo y digitalización de recibos;
• Creación y aprobación automática de nuevos gastos;
• Seguimiento del kilometraje con registro de los orígenes y destinos de los viajes;
• Resumen de los gastos de viaje;
• Sincronización con otras herramientas contables para una gestión de costos de proyectos aún más eficiente;
• Informes en tiempo real.

Además, al utilizar Emburse, su equipo puede comunicarse sobre los costos incurridos y dejar notas en los gastos presentados. También puede compartir información sobre las políticas organizacionales de gastos relevantes dentro de la aplicación, lo que le permitirá fomentar el cumplimiento de los presupuestos estimados del proyecto.

Lo que dicen los usuarios: No siento que tenga que pasar por muchos obstáculos ni seguir demasiados procedimientos para obtener el reembolso de mis gastos, y me ayuda a llevar el control de cuándo se aprueban mis gastos y se distribuyen los reembolsos.

Pero la aplicación móvil se me ha bloqueado un par de veces o simplemente se ha vuelto no funcional, aunque esto ha sido tan inconsistente que realmente no siento que haya sido un inconveniente.

Ideal para:

Empresas medianas y grandes.

Precios:

No hay información disponible sobre precios.

¿Listo para probar alguna de estas herramientas de seguimiento de costos?

Elegir un software empresarial nunca es fácil: necesita revisar docenas de listas de software y leer cientos de reseñas en línea para tomar una decisión. Si esta lista le resulta abrumadora, considere examinar más de cerca una de las mejores herramientas de seguimiento de costos de proyectos para comprender mejor las soluciones disponibles y las características que son cruciales para usted y su empresa.

Por ejemplo, puede comenzar con actiTIME, que ofrece una prueba gratuita de 30 días y no le solicita ingresar los datos de su tarjeta de crédito. Así que es una oportunidad completamente gratuita y sin riesgos para explorar una de las soluciones líderes del mercado.

actiTIME se basa en datos de seguimiento del tiempo y múltiples tipos de costos laborales y tarifas de facturación que usted puede configurar en el software. También le permite generar múltiples informes de tiempo y costos, ajustar su contenido y crear facturas automáticas con solo unos clics.

¡Pruébelo ahora!