Cada ámbito de actuación y ocupación tiene sus herramientas de trabajo, y la gestión de proyectos no es una excepción.
Para dominar realmente lo que se hace y ejecutar los proyectos de la mejor manera posible, hay que aplicar los instrumentos adecuados y saber cómo sacarles el máximo partido.
Por eso le presentamos una lista exhaustiva de las herramientas y técnicas de gestión de proyectos más comunes. Familiarícese con todas ellas y enriquezca su caja de herramientas con las más beneficiosas.
Herramientas de gestión de proyectos frente a técnicas de gestión de proyectos
Antes de empezar a explorar las principales herramientas y técnicas de gestión de proyectos, definamos la diferencia entre estos dos términos:
Una herramienta de gestión de proyectos no es más que un medio para llevar a cabo una función determinada. Por ejemplo, una lista de tareas es la herramienta de planificación de proyectos más sencilla. En esencia, hace prácticamente lo mismo que un lápiz para un artista o un tenedor para un gastrónomo: permite realizar una determinada actividad, a saber, planificar.
Una técnica de gestión de proyectos es algo más compleja. Implica un procedimiento sistemático (o un conjunto de ellos) que especifica cómo realizar una actividad y utilizar distintas herramientas. Por ejemplo, mientras que la caja negra y la caja blanca son dos técnicas de prueba de software, el software de comprobación de errores no es más que una de las herramientas que pueden ayudarle a llevarlas a cabo.
Ahora vamos a explorar algunas de las técnicas de gestión de proyectos más comunes y las herramientas que pueden ayudarle a llevarlas a cabo.
Técnicas tradicionales de gestión de proyectos
La gestión de proyectos tradicional se basa en el conocido enfoque lineal, paso a paso, de la gestión de proyectos. Requiere una planificación previa y una priorización clara de las tareas, lo que ayuda a establecer plazos, presupuestos y otros requisitos del proyecto con bastante antelación (sin alterarlos demasiado en el transcurso del proyecto).
Cuando se trabaja con esta metodología, hay que controlar los procesos de forma impecable y documentar bien los avances. De lo contrario, aumenta el riesgo de fracasar y de que el proyecto se salga de lo previsto.
Profundicemos un poco más en los enfoques tradicionales de gestión de proyectos.
1. El modelo en cascada
El enfoque en cascada es una forma sistemática y secuencial de gestionar proyectos. Implica definir y documentar claramente los requisitos del proyecto, seguidos de un proceso de ejecución paso a paso hasta su finalización.
Una vez finalizado el proyecto, el cliente revisa los resultados para asegurarse de que se cumplen los requisitos. Ciertos tipos de proyectos, como el desarrollo de software, pueden incluir también una fase de mantenimiento posterior a la producción para corregir errores y desarrollar funciones adicionales que garanticen el éxito a largo plazo.
Lo mejor para:
Proyectos cortos y sencillos con directrices claras que requieren una estructura de trabajo estricta para garantizar el éxito del proyecto.
Herramientas adecuadas:
Los diagramas de Gantt visualizan las subtareas, las dependencias y las fases del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por lo tanto, funcionan perfectamente para la planificación de tareas dentro del enfoque en cascada.
Las hojas de horas semanales ayudan a recopilar datos sobre el progreso del proyecto de forma rigurosa. Úselas para ver si su equipo se atiene a los presupuestos y estimaciones fijados para el proyecto y abordar con prontitud cualquier desviación del curso previsto.
Caso práctico:
El objetivo de su proyecto es construir una nave espacial y utilizar el método de cascada para conseguirlo.
En primer lugar, se sienta con la NASA y reúne todos los requisitos: el tamaño, el número de tripulantes, la tecnología que necesita. Una vez hecho esto, no hay cambios.
A continuación, se diseña la nave a partir de esas especificaciones. Se dibujan los planos, se eligen los materiales y se tienen en cuenta todos los detalles. Una vez que se aprueba el diseño, no se puede cambiar nada, ni siquiera si más adelante se da cuenta de que la cabina es demasiado estrecha.
Con el diseño listo, los ingenieros empiezan a construir. Siguen los planos al pie de la letra. ¿Materiales nuevos y mejores? Lástima, ahora no se pueden utilizar.
Finalmente, tras la construcción, se prueba la nave espacial. Se corrigen algunos fallos menores, pero no se pueden hacer grandes rediseños. La nave está lista para el lanzamiento y el tiempo corre. No se pueden añadir funciones adicionales ni retocar el diseño: ya es demasiado tarde.
Después del lanzamiento, la nave espacial está en el espacio. Si algo se rompe, se puede arreglar, pero el diseño original queda bloqueado para siempre.
Como práctica herramienta multifuncional para la gestión de proyectos, actiTIME le permite controlar el progreso del trabajo y el uso del tiempo a través de diversos métodos. Con su ayuda, mantenerse en el buen camino es muy fácil.
2. The Critical Path Method (CPM)
El CPM tiene por objeto identificar y priorizar las tareas esenciales para la entrega puntual del proyecto.
Supongamos que está planificando un gran evento, como una conferencia de desarrolladores, y tiene una larga lista de tareas que realizar. El CPM le ayuda a determinar cuáles de esas tareas son cruciales para el éxito del evento y cuáles pueden esperar un poco más.
Al trazar las dependencias entre las tareas y calcular el tiempo que llevará cada una, puede crear un calendario que identifique la «ruta crítica», es decir, la serie de tareas esenciales que deben completarse a tiempo para que el proyecto siga por buen camino.
Lo mejor para:
Proyectos complejos de construcción, defensa y similares consistentes en «una colección bien definida de trabajos (o actividades)» que pueden iniciarse y completarse independientemente unos de otros, pero que están estrictamente ordenados (HBR).
Herramientas adecuadas:
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una de las mejores herramientas de planificación de proyectos, ya que le permite definir claramente todo el alcance del trabajo y dividirlo después en paquetes de trabajo más pequeños. De este modo, se obtiene una imagen detallada de todo lo que hay que completar y se puede utilizar para identificar la ruta crítica del proyecto.
Los diagramas de red del proyecto funcionan de forma similar: aplíquelos para definir el alcance de su proyecto, secuenciar las actividades del proyecto y especificar las interdependencias entre ellas. Como herramienta visual de planificación del trabajo, simplifica mucho la aplicación del CPM.
Caso práctico:
Supongamos que tiene que construir una casa pero sus plazos son estúpidamente ajustados, así que utiliza el CPM para crear un calendario del proyecto.
En primer lugar, enumera todo lo que hay que hacer para construir esa casa en orden secuencial: colocar los cimientos, levantar las paredes, instalar las ventanas, etc. A continuación, determina en qué tareas no puede empezar a trabajar antes de completar las demás. Por ejemplo, no puede empezar a construir la segunda planta antes de levantar una escalera y terminar la estructura de la planta baja.
Así es como poco a poco se desarrolla el camino crítico de su proyecto: una secuencia lógica precisa de las actividades que debe realizar para construir una casa en condiciones. Las actividades deseadas pero insignificantes, como colorear las paredes, se dejan fuera del camino crítico: sólo puede ponerlas en marcha si le sobra algo de tiempo, ya que el proyecto final no sufrirá mucho sin ellas.
Por último, se estiman todas las tareas incluidas en el camino crítico y se elabora un calendario basado en esas estimaciones. El objetivo final es seguir estrictamente el calendario creado para mantener al mínimo el riesgo de retrasos en el proyecto.
3. El Método de la Cadena Crítica (MCC)
El MCC le permite terminar sus proyectos más rápidamente sin sacrificar la calidad. Consta de los siguientes pasos:
Paso 1: Identificar las tareas que deben completarse para que el proyecto finalice.
Paso 2: Determinar la ruta crítica.
Paso 3: Tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la incertidumbre, las dos variables que a menudo hacen que los proyectos se alarguen más de lo necesario.
Paso 4: Destinar parte de las reservas implícitas a las denominadas actividades de amortiguación:
“La seguridad concentrada que protege la fecha de promesa del proyecto de las variaciones en la cadena crítica se denomina amortiguador del proyecto. La seguridad concentrada que se añade a los lugares en los que las cadenas de tareas no críticas se alimentan de una tarea de la cadena crítica se denomina búfer de alimentación”.
El último componente de la gestión del búfer se denomina búfer de recursos, que se define como los sistemas de alerta de recursos o la priorización eficaz de la atención a los recursos que asegurará que los recursos estén listos cuando llegue el momento de trabajar en una tarea de la cadena crítica.” – Oya Icmeli Tukel & Walter Rom
En resumen, al tener en cuenta la disponibilidad de recursos y las posibles incertidumbres, el MCC le ayuda a crear un calendario de proyecto realista y a gestionar su tiempo y sus recursos con eficacia.
Lo mejor para:
Proyectos complejos con recursos limitados.
Herramientas adecuadas:
La Estructura de Desglose de Recursos (EDR) resulta muy útil para identificar y estimar los recursos del proyecto. Puede adoptar la forma de un diagrama o de un simple gráfico, en el que se clasifican los recursos necesarios por hitos, actividades de trabajo, tipos de recursos, etc.
La Estructura de Desglose de Costes (EDC) es similar a la EDR, aunque se ocupa principalmente de los recursos monetarios. Para crearla, divida su proyecto en periodos significativos, hitos o actividades de proyecto. A continuación, enumere las categorías de costes asociadas a cada una de ellas e identifique los inductores de costes / elementos específicos que compondrán el presupuesto de su proyecto.
Técnicas ágiles de gestión de proyectos
Agile es un enfoque estructurado, adaptativo e iterativo de la planificación empresarial y la gestión de los procesos de trabajo. Requiere realizar múltiples actividades simultáneamente sin dependencias cronológicas ni secuenciales. Por tanto, ofrece dos ventajas significativas sobre los enfoques tradicionales:
En primer lugar, puede detectar y solucionar problemas inesperados.
En segundo lugar, puede introducir cambios en cualquier fase del proyecto: otros procesos de trabajo cambiarán dinámicamente.
Como resultado, los equipos ágiles se adaptan fácilmente a los cambios, ofrecen resultados tangibles y realizan controles de calidad, lo que significa menos repeticiones de trabajo y mayor calidad.
1. Scrum
Con Scrum, su equipo trabaja en intervalos de duración fija denominados sprints que incluyen una fase de planificación del sprint, una revisión del sprint y reuniones diarias de standup. También tiene los siguientes tres roles claramente definidos:
Product Owner suele referirse a un cliente u otra parte interesada que participa en todas las etapas de desarrollo transmitiendo la visión global y proporcionando feedback.
Scrum Master es la persona responsable únicamente de gestionar el proceso del proyecto, eliminar los obstáculos y entrenar a su equipo a través de reuniones u otras instancias.
Equipo Scrum es un equipo con habilidades de colaboración desarrolladas siguiendo un objetivo común.
Lo mejor para:
Equipos colaborativos que trabajan en proyectos complejos con requisitos cambiantes.
Herramientas adecuadas:
Los backlogs de producto y de sprint son listas exhaustivas de todas las actividades y tareas que hay que completar dentro de todo el proyecto o de un solo sprint. Los backlogs de sprints suelen crearse cada dos semanas, y sus elementos proceden directamente del backlog general del producto, basándose en sus prioridades y en una secuencia lógica de tareas.
Un tablero Scrum le permite realizar un seguimiento visual y gestionar el estado de progreso de las tareas de su sprint backlog. El tablero se divide en varias fases de flujo de trabajo a las que su equipo está acostumbrado, y las tareas se mueven alrededor del tablero de acuerdo a su estado actual. De esta forma, puede ver fácilmente lo que está hecho y lo que no.
Caso práctico:
Su equipo está trabajando en una pieza de software de seguimiento del presupuesto de construcción y utiliza la técnica Scrum para entregar su proyecto.
En primer lugar, se asignan roles Scrum a los miembros competentes del equipo – se necesita un Producto Owner que se comunicará con las partes interesadas externas sobre el proyecto y el Scrum Master que gestionará todas las actividades ágiles PM en curso.
A continuación, el Scrum Master desarrolla un backlog general del producto con la ayuda de todo el equipo y elabora un plan aproximado de lo que debe hacerse.
A continuación, el equipo celebra una reunión de planificación del sprint para determinar lo que debe hacerse en las dos semanas siguientes. Basándose en los resultados de esta reunión, el Scrum Master elabora un backlog del sprint mucho más corto que enumera todas las tareas que deben realizarse durante el sprint.
Una vez que el sprint comienza, el equipo se reúne una vez al día durante las reuniones diarias – cada empleado tiene unos minutos para explicar lo que están trabajando ahora, lo que han hecho, y discutir los problemas que han encontrado en el camino.
Al final de esas reuniones diarias, el Scrum Master actualiza el estado del flujo de trabajo de las tareas en el tablero Scrum para que todo el equipo se mantenga al tanto de lo que está pasando y vea claramente cómo avanza el proyecto.
Al final del sprint de dos semanas, todo el equipo celebra una reunión de revisión del sprint e invita a algunas partes interesadas del proyecto (por ejemplo, los clientes) a participar y aportar sus comentarios. En esta reunión se discute lo que ha ido bien o mal. Si a algunos miembros del equipo o partes interesadas se les ocurre una nueva idea que podría mejorar un proceso de trabajo o un producto completo, también se discute y se añade al backlog si todos están de acuerdo en su valor.
De este modo, tendrá la oportunidad no sólo de aprender de sus errores de ejecución, sino también de mejorar los resultados de cada sprint siguiente y del proyecto general en el que está trabajando.
Utilice actiTIME para crear un backlog de producto detallado, con prioridades de trabajo y plazos, y luego añada las tareas planificadas a los sprints con unos pocos clics.
2. Kanban
Kanban es un sistema visual que ayuda a los equipos a gestionar el trabajo y el flujo de trabajo. Se utilizó originalmente en la industria manufacturera para optimizar los niveles de inventario, pero desde entonces se ha adaptado al desarrollo de software y a otros sectores.
Como técnica de gestión de proyectos, Kanban promueve la colaboración, la entrega continua y anima a los equipos a completar pequeños trozos de trabajo a la vez (porque el exceso de carga de trabajo crea cuellos de botella en el proceso y ralentiza el progreso general del proyecto). Como resultado, puede acelerar los plazos de entrega, reducir el riesgo de errores y simplificar el proceso de depuración.
A diferencia de Scrum, el enfoque Kanban no prescribe plazos ni establece otros marcos temporales fijos. Tampoco hay un maestro Kanban que gestione los procesos: todo el equipo es responsable de la entrega del trabajo.
Lo mejor para:
Equipos colaborativos que tienen muchas tareas entrantes de diferente prioridad y complejidad.
Suitable tool:
A Kanban board consists of several columns representing different stages of your workflow from the initial backlog to done. Each column has a set work-in-progress Un tablero Kanban se compone de varias columnas que representan las diferentes etapas de su flujo de trabajo, desde el backlog inicial hasta el hecho. Cada columna tiene un límite de trabajo en curso para evitar sobrecargar a los miembros del equipo con demasiado trabajo a la vez. Debido a su naturaleza visual, el tablero ayuda a mantener a todo el mundo al tanto de lo que está pasando, lo que fomenta la colaboración y permite detectar problemas en una fase temprana.
actiTIME cuenta con un tablero Kanban personalizable que fomenta el seguimiento preciso de los proyectos y la colaboración en equipo.
3. Programación Extrema
La Programación Extrema (XP) fue creada a finales de los 90 por Kent Beck como medio para acelerar el proceso de desarrollo de software sin sacrificar la calidad de los productos finales. Defiende las iteraciones rápidas, el código rigurosamente probado y el trabajo en estrecha colaboración con los usuarios finales” (Cao et al.)
En esencia, XP se centra en la comunicación y la retroalimentación. Los equipos de XP suelen celebrar reuniones diarias y cuentan con un cliente in situ que participa en el proceso de desarrollo.
Lo mejor para:
Equipos pequeños que trabajan en proyectos de software con requisitos que cambian dinámicamente.
Herramienta adecuada:
La estimación de puntos de historia ayuda a los equipos de XP a medir los recursos que necesitan invertir en cada historia de usuario (es decir, una breve descripción de las características del producto desde la perspectiva del usuario final). En lugar de centrarse en el tiempo y los costes como hacen las herramientas tradicionales de estimación de proyectos, mide la cantidad de esfuerzo necesario, que luego se traduce en tiempo y plazos.
Caso práctico:
Su equipo necesita desarrollar una aplicación de control del tiempo para uso interno de un cliente. Como se aplica la técnica XP, se pide al cliente que participe plenamente en el proceso de gestión del proyecto desde el principio y que supervise el progreso del trabajo en curso hasta el momento en que la aplicación esté totalmente desarrollada y publicada.
El cliente crea una historia de usuario para cada función de la aplicación. Describen brevemente cómo aplicarán los usuarios finales la funcionalidad de la aplicación y los problemas que debe resolver. A continuación, se aplican estas historias de usuario durante el juego de planificación para decidir en qué características se va a trabajar durante el proyecto global y se divide este gran plan en unos cuantos planes de iteración más pequeños.
Antes de que comience la primera iteración, se aclara en qué se va a volver a trabajar y se solidifica el plan para un breve periodo de iteración (por ejemplo, una semana más o menos).
De acuerdo con los principios de XP, los desarrolladores se agrupan por parejas, de modo que se asigna a dos desarrolladores diferentes la tarea de trabajar simultáneamente en el mismo fragmento de código para acelerar el proceso. Mientras un miembro de la pareja se centra en escribir el código, el otro se encarga de revisarlo. Confirman el código un par de veces al día y se comunican entre sí para identificar lo que podría mejorarse y corregir los errores con prontitud.
Además, todo el equipo celebra reuniones diarias para hablar del proceso en curso. El cliente también participa plenamente en esas reuniones y aporta comentarios constructivos continuamente.
Al final de cada iteración, el equipo ejecuta la prueba de aceptación para determinar si la funcionalidad desarrollada satisface las necesidades y expectativas del cliente. Si algo va mal, se da prioridad a las correcciones durante la siguiente iteración. Y si todo está bien, el equipo se centra en desarrollar un nuevo conjunto de funciones siguiendo los mismos principios de XP de colaboración activa y codificación rápida.
Como resultado, todo el equipo se mantiene adaptable a los cambios y consigue lanzar una aplicación de alta calidad de una forma realmente eficiente.
4. Marco de proyecto adaptable
Adaptive Project Framework (APF) es un enfoque iterativo, adaptable y centrado en el cliente para la planificación de proyectos. Surgió de la suposición de que la mayoría de los proyectos de TI no pueden gestionarse con los métodos tradicionales de PM y se diseñó para ayudar a los gestores de proyectos a responder a los cambios inesperados de forma eficaz.
El APF incluye las siguientes etapas:
El alcance del proyecto se crea con la ayuda de los clientes, que participan en la definición de las metas, los objetivos, los criterios de éxito, los riesgos, las hipótesis, los obstáculos y los requisitos del proyecto.
El plan del ciclo es una etapa de alta planificación en la que los directores de proyecto establecen las tareas, su orden, calendario, dependencias y necesidades de recursos.
La construcción del ciclo tiene lugar cuando el equipo comienza a trabajar, mientras el gestor ajusta el alcance del trabajo y registra las solicitudes de cambio y las ideas de mejora.
El punto de control del cliente invita a su equipo a revisar los resultados junto con el cliente antes de iniciar el siguiente ciclo del APF.
La revisión posterior a la versión es cuando un gestor de proyectos determina si se ha logrado el resultado empresarial, identifica las mejoras y recopila las mejores prácticas.
Lo mejor para:
Proyectos experimentales con objetivos claros pero soluciones indefinidas.
Herramienta adecuada:
Un mapa de partes interesadas permite identificar las funciones clave en el proyecto, así como su nivel de implicación en el trabajo. Se presenta en forma de matriz de evaluación con cuatro secciones que representan distintos niveles de influencia e interés. El objetivo es situar a cada parte interesada en la sección adecuada, en función de la importancia de su papel.
Metodologías de gestión del cambio
Las metodologías de gestión del cambio implican un enfoque sistemático de la aplicación de los cambios organizativos. Su objetivo es minimizar el impacto negativo del cambio en el flujo de trabajo, la cultura y el rendimiento general de una empresa, maximizando al mismo tiempo los resultados positivos deseados.
1. Metodología de la cadena de sucesos
La técnica de la cadena de eventos se ocupa de la modelización de la incertidumbre. Estipula que un retraso en un segmento del proyecto provocará retrasos en otros segmentos. Por lo tanto, su objetivo es identificar las relaciones entre los eventos del proyecto e identificar aquellos que pueden afectar a los calendarios del proyecto.
Al esbozar la cadena global de acontecimientos, se pueden señalar las cadenas de acontecimientos críticos, es decir, las que tienen más probabilidades de afectar al proyecto. Viéndolas, podrá mitigar su posible impacto negativo.
Lo mejor para:
Identificar los acontecimientos previstos e imprevistos que afectan a la planificación de proyectos complejos.
Herramientas adecuadas:
La simulación Monte Carlo una técnica matemática que calcula las probabilidades de los riesgos del proyecto.
Los diagramas de cadena de eventos ayudan a visualizar los riesgos mostrando las relaciones entre eventos y tareas, y el impacto de cada uno.
Un registro de riesgos es una lista exhaustiva de todos los riesgos potenciales que pueden afectar al proyecto, con una descripción textual de su impacto probable, niveles de intensidad, etc.
Una matriz de riesgos ayuda a evaluar cualitativa o cuantitativamente los riesgos identificados. Le permite establecer las prioridades adecuadas y discernir lo que requiere atención.
2. Gestión extrema de proyectos (XPM)
La idea central del XPM es ser reactivo y adaptable a las circunstancias cambiantes. Reconoce que las cosas pueden salir mal y saldrán mal, y que los planes deben ajustarse en consecuencia.
Esto es lo que significa XPM en acción:
El equipo está facultado para tomar decisiones. Tiene autoridad y autonomía para influir en el curso del proyecto. Este alto nivel de compromiso del equipo ayuda a adaptarse a las circunstancias cambiantes con rapidez y eficacia.
El proyecto se divide en fases más pequeñas. De este modo, se alcanzan hitos y puntos de control con mayor frecuencia, lo que permite al equipo identificar y corregir cualquier problema en una fase temprana.
La colaboración es clave. Los miembros de su equipo deben colaborar estrechamente y comunicarse con eficacia para adaptarse a los cambios a medida que se producen.
Lo mejor para:
Proyectos complejos con factores inciertos e impredecibles.
Herramientas adecuadas:
El registro RAID contiene cuatro secciones clave: riesgos, acciones, problemas y decisiones. Sirve para registrar un amplio conjunto de información relativa a los riesgos de su proyecto, incluidos los desencadenantes, la probabilidad, los planes de acción y sus fechas de vencimiento, los propietarios de los riesgos y una variedad de decisiones tomadas en relación con cada riesgo.
Un diagrama RACI es «un documento que aclara qué personas o grupos son responsables de la finalización con éxito de un proyecto, y las funciones que cada uno desempeñará a lo largo del proyecto» (PMI). Identifica a los Responsables del proyecto o de sus partes, a los Responsables de su finalización con éxito, a los que se puede consultar sobre cuestiones relacionadas con el rendimiento y a los que se debe mantener informados.
Otras técnicas de gestión de proyectos
1. Proceso Racional Unificado (RUP)
El RUP ofrece un enfoque iterativo de la gestión de proyectos que se basa en los comentarios de los usuarios del producto para planificar futuras fases de desarrollo e incluye las siguientes fases, tal y como describe Johannes Link en Unit Testing in Java:
«Al tratarse de un modelo incremental, RUP comienza con una fase de planificación total, denominada inception en la jerga de RUP. En esta fase se identifican todos los requisitos funcionales y se crea un plan general del proyecto. La siguiente fase (elaboración) describe los requisitos más importantes en detalle; forman la base para elaborar una arquitectura que nos permita realizar todos los incrementos. A continuación, el sistema se crea de forma incremental durante la siguiente fase de implementación (construcción). Cada incremento utiliza un pequeño proceso secuencial: una mini cascada. La fase de transición comienza cuando todos los incrementos se han integrado en el sistema y se han probado. A continuación, se valida el sistema en su entorno de producción y se eliminan los errores restantes. Finalmente, se recopilan experiencias y se planifican mejoras del proceso».
Lo mejor para:
Proyectos de desarrollo de software en los que la satisfacción del usuario final es el requisito clave.
Herramientas adecuadas:
Los informes de proyecto proporcionan datos muy valiosos sobre cómo se utilizan los recursos a lo largo del proyecto. Muestran si cumple las estimaciones establecidas y se mantiene dentro de los presupuestos asignados. Así, le permiten conocer su grado de eficiencia y le indican cómo mejorar sus procesos de trabajo.
actiTIME ofrece una gran variedad de informes que le ayudarán a tomar decisiones, independientemente de la técnica de gestión de proyectos que prefiera.
2. Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT)
El PERT se utiliza para determinar el tiempo necesario para finalizar una tarea o actividad concreta. Esto, a su vez, ayuda en la programación y coordinación del trabajo, la delegación de tareas y la estimación del presupuesto.
Basándose en el PERT, los gestores calculan el tiempo optimista y pesimista, el esperado y el más probable. Otras métricas importantes son la holgura posible (es decir, el tiempo de retraso a nivel de tarea) y el camino crítico (es decir, el camino más largo posible desde el inicio hasta el final de una tarea, un evento o un proyecto).
Técnica de evaluación y revisión de programas
Lo mejor para:
Proyectos grandes y a largo plazo con tareas no rutinarias y requisitos exigentes.
Herramientas de gestión adecuadas:
Los gráficos PERT permiten determinar estimaciones realistas. Tienen forma de diagramas de flujo que representan secuencias de actividades dentro del proyecto. Los nodos del diagrama representan acontecimientos que pueden incluir una o varias tareas, y las flechas muestran su secuencia.
1. El método PMBOK
La Guía del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute (PMI) describe un enfoque estructurado para gestionar el tiempo, los proyectos, los recursos, los calendarios, los riesgos y otros aspectos empresariales. Incluye las cinco etapas siguientes:
Iniciar, es decir, evaluar y definir el alcance y los objetivos del proyecto.
Planificación, es decir, desarrollo de un flujo de trabajo, establecimiento de un alcance más detallado, asignación de recursos y elaboración de calendarios.
Ejecutar, es decir, gestionar equipos, supervisar plazos y recursos y equilibrar la participación de las partes interesadas.
Controlar, es decir, seguir, revisar y regular el progreso.
Cerrar, es decir, evaluar los resultados del proyecto, sus principales puntos fuertes y débiles.
El principal punto fuerte del libro es que ofrece una amplia gama de 132 herramientas y técnicas útiles descritas o a las que se hace referencia.
Lo mejor para:
Cualquier tipo de proyecto.
Herramientas adecuadas:
Un cronograma de proyecto es un programa visual de las tareas de tu proyecto divididas por hitos u otros periodos significativos. Incluye información sobre los plazos del proyecto, la asignación de recursos, etc.
El análisis coste-beneficio le permite evaluar la salud financiera de su proyecto, tanto en la fase inicial como en la final. En el primer caso, le permite prever hasta qué punto es viable su proyecto y cuánto dinero podrá ganar al final. En el segundo caso, puede determinar dónde su eficiencia fue menor de lo esperado y utilizar este conocimiento para impulsar la rentabilidad en futuros proyectos.
6 herramientas de gestión de proyectos de software que aumentan la eficiencia
1. actiTIME
Key tools:
- Hojas de horas
- Kanban
- Informes de proyecto
- Barras de progreso visual
Metodologías de gestión de proyectos: Tradicional, Ágil, Gestión del cambio.
actiTIME destaca entre otras herramientas de software para la gestión de proyectos gracias a su amplia gama de funciones que se adaptan perfectamente a prácticamente cualquier técnica y metodología de gestión de proyectos que se pueda imaginar.
El control del tiempo es su funcionalidad principal. Puede elegir entre diversos métodos para registrar el tiempo de trabajo de su equipo de proyecto: hojas de horas semanales estándar, la vista de calendario, temporizadores de un solo clic e incluso una extensión de navegador totalmente automatizada para la supervisión de la actividad en línea.
La asignación de presupuestos es una de las nuevas funciones de actiTIME. Y no se trata simplemente de costes. También puedes establecer presupuestos de facturación y tiempo para proyectos y tareas, y luego hacer un seguimiento de todo ello mediante intuitivas barras de progreso que hacen que el riesgo de rebasamiento se vea tan claro como el agua.
Además, esta espléndida herramienta para la gestión de proyectos le permite planificar el alcance de su proyecto, establecer plazos, priorizar tareas, realizar un seguimiento del progreso del trabajo en el tablero Kanban, analizar el rendimiento a través de múltiples gráficos e informes, facturar a los clientes y realizar muchas otras actividades esenciales de gestión de proyectos de una manera ágil y eficaz.
Por lo tanto, si está buscando llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel, definitivamente vale la pena probar actiTIME.
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2. Trello
Herramientas clave:
- Tableros Kanban y Scrum
- Listas
Metodología PM: Ágil.
Trello es una de las mejores herramientas para la gestión de proyectos con el tablero Kanban como característica principal.
El software es bastante flexible. Por lo tanto, es adecuado para prácticamente cualquier equipo y profesión. Por ejemplo, esto es lo que Heather A. Johnson tiene que decir sobre Trello después de usarlo como bibliotecaria:
«Para ser un producto gratuito, Trello es una excelente herramienta de gestión de proyectos que puede ayudar a los usuarios a completar los proyectos a tiempo. Trello permite a los usuarios comunicarse con los miembros del consejo mediante la función de comentarios y la asignación de miembros a tarjetas.
La posibilidad de asignar fechas de vencimiento e integrarlas en un calendario personal es especialmente útil. Además, mediante el uso de etiquetas y notificaciones de fechas de vencimiento, Trello permite a los usuarios obtener una instantánea visual del progreso del proyecto.
Recomiendo Trello a las personas que gestionan proyectos y equipos pequeños y medianos a nivel personal y profesional.»
3. Jira
Herramientas clave:
- Diagramas de Gantt
- Sprints
- Backlogs
Metodología PM: Ágil.
Jira, de Atlassian, es una de las soluciones de gestión de proyectos más utilizadas del mundo. Los desarrolladores de software son su principal grupo de usuarios, pero ahora la utiliza prácticamente cualquier tipo de equipo imaginable.
Jira es una opción excelente para los equipos ágiles que dan prioridad a la colaboración y la innovación.
Como dijo la presidenta de Atlassian, Anu Bharadwaj, en su entrevista para Forbes, la misión de su empresa es crear productos «que realmente puedan liberar el potencial de los equipos», mientras que el trabajo en equipo y «las personas que trabajan juntas en diferentes contextos» son su enfoque clave a la hora de desarrollar software.
Aunque Jira ofrece muchas funciones excelentes para la planificación de proyectos y la colaboración, no permite un seguimiento adecuado del tiempo, que es esencial para un control eficaz del progreso y la gestión de recursos.
4. Businessmap
Herramientas clave:
- Tableros Kanban
- Líneas de tiempo
- Informes
- Simulación Monte Carlo
Metodologías PM: Ágil, Gestión del cambio.
Anteriormente conocido como Kanbanize, Businessmap se mantiene fiel a la metodología ágil de gestión de proyectos incluso después de su cambio de identidad. Sin embargo, ahora tiene mucho más que ofrecer, sobre todo a las grandes empresas de sectores de alto riesgo.
Incluye funciones para la evaluación de riesgos, como la simulación Monte Carlo, que resulta muy útil a la hora de aplicar la metodología de la cadena de eventos y otras técnicas de gestión del cambio de las que hemos hablado antes.
Dato interesante: Businessmap ganó el premio 2024 en el sector de las tecnologías de la información y la comunicación de Forbes Bulgaria. Así pues, esta herramienta de gestión de proyectos está definitivamente en lo más alto, al menos en su país de origen.
5. GanttPro
Herramientas clave:
- Diagramas de Gantt
- Tableros
- Listas
- Informes
Metodologías de gestión de proyectos: Tradicional, Ágil.
Como sugiere el nombre de esta herramienta de gestión de proyectos, está especializada en diagramas de Gantt y calendarios visuales de proyectos: puede planificar su trabajo con mucha antelación, identificar las dependencias de las tareas y exportar sus diagramas en múltiples formatos, para que compartirlos con las partes interesadas del proyecto que no utilizan GanttPro con usted sea realmente fácil.
GanttProject, software de planificación gratuito
Junto con los tableros ágiles, GanttPro también ofrece una sólida herramienta para la gestión de la carga de trabajo que es realmente útil independientemente de la metodología y técnica de gestión de proyectos que prefieras.
Esta función le permite asignar el trabajo por horas visualmente: las cargas de trabajo excesivas se resaltan en rojo, las normales en verde y los huecos vacíos en el tablero designan insuficiencia. De esta forma, puede ajustar fácilmente la cantidad de trabajo de su equipo y tener la seguridad de que todos tienen lo suficiente y pueden trabajar sin estrés.
6. ResourceGuru
Herramientas clave:
- Diagrama de Gantt
- Informes de utilización de recursos
- Horarios visuales
- Hojas de horas
Metodologías de gestión de proyectos: Tradicional, Gestión del cambio.
ResourceGuru es un software de gestión de recursos y PMO muy completo, lo que lo convierte en una excelente opción para las grandes empresas. Está «específicamente diseñado para reducir las cargas de trabajo excesivas, mejorar la moral del equipo, reducir la rotación de empleados y ayudarle a hacer su mejor trabajo» (Fuente). En otras palabras, su objetivo es optimizar los procesos internos de los proyectos y ofrece un montón de herramientas de valor incalculable para alcanzar esta meta.
Merecen especial atención sus informes de utilización de recursos. Originalmente pensados para la planificación de la capacidad, también pueden ayudarle a aplicar una serie de técnicas de gestión de proyectos tradicionales y de otro tipo: el CPM, el CCM, el PERT y muchas más. Le ayudarán a evaluar los riesgos y a planificar eficazmente el trabajo para el futuro.
Elija las herramientas y técnicas de gestión de proyectos adecuadas
A la hora de evaluar la metodología de gestión de proyectos adecuada para su próximo proyecto, hay que tener en cuenta muchos factores: el presupuesto y otras limitaciones del proyecto, el tamaño del equipo, la resistencia al cambio, la flexibilidad de plazos y procesos, los riesgos potenciales, la complejidad del trabajo, etc.
Si se siente abrumado por las herramientas y técnicas de gestión de proyectos, le invitamos a empezar con el periodo de prueba gratuito de actiTIME (no necesita tarjeta de crédito).
Con actiTIME, puedes asignar fácilmente tareas a los miembros del equipo, seguir su progreso y controlar el tiempo que dedican a cada proyecto. El software incluye potentes herramientas de informes y seguimiento del progreso que proporcionan información valiosa sobre la carga de trabajo del equipo y el estado del proyecto. Le permite tomar decisiones informadas y ajustar los recursos según sea necesario.
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