Los proyectos pueden parecer abrumadores de gestionar cuando son grandes en tamaño y alcance.
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) permite a los gerentes dividir los proyectos en partes manejables, estimarlas, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso.
Con nuestra plantilla EDT gratuita, podrá mantener el control de cada etapa de sus proyectos.
¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo?
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un método de gestión de proyectos que permite descomponer y visualizar proyectos complejos.
El objetivo de la EDT es hacer que los proyectos sean más manejables al dividirlos en tareas más pequeñas que puedan realizarse simultáneamente por distintos miembros del equipo.
Principios de Diseño de la Estructura de Desglose del Trabajo
Toda plantilla EDT debe cumplir con los siguientes criterios para servir como una herramienta eficaz de gestión de proyectos:
- Regla del 100%. Cada EDT debe incluir el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto. De lo contrario, el desarrollo, la planificación y la evaluación del proyecto serán inexactos.
- Estructura de dos o tres niveles. Incluso los proyectos más complejos pueden dividirse en estructuras de dos o tres niveles, donde cada elemento de nivel inferior requiera entre 8 y 80 horas de trabajo.
- Jerarquía estricta. La suma de los elementos “hijos” debe ser igual al elemento “padre”.
- Tres tipos de EDT: basada en fases (por ejemplo, 1. Planificación, 2. Ejecución, 3. Cierre), basada en entregables (por ejemplo, 1. CRM Unificado, 2. Suite de Back-Office, 3. Manual de Usuario) y basada en responsabilidades (por ejemplo, 1. Equipo de Gestión de Proyecto, 2. Equipo de Proyecto, 3. Equipo de Pruebas).
- Sin elementos superpuestos. Si los elementos registrados en la EDT se solapan, puede generar cálculos de costos inexactos, trabajo duplicado o estimaciones de tiempo incorrectas.
Beneficios de Utilizar una Estructura de Desglose del Trabajo
Una EDT bien definida ofrece los siguientes beneficios en la gestión de proyectos:
- La EDT es una herramienta esencial para definir el alcance del proyecto. Le brinda una visión clara del proyecto y evita malentendidos con los equipos y clientes.
- La EDT le permite estimar con precisión el tiempo y el costo de sus proyectos, minimizando sobrecostos y conflictos con los clientes.
- La EDT incluye los datos necesarios para crear cronogramas de proyecto fiables, reducir retrasos y disminuir el riesgo de no alcanzar los objetivos establecidos.
- La EDT es una excelente herramienta para gestionar recursos internos y externos.
- También puede usarse como una herramienta de colaboración y lluvia de ideas para fomentar la participación del equipo y los clientes.
Si todavía no utiliza ningún sistema de gestión de tiempo y proyectos para la planificación y la coordinación de equipos, pruebe nuestra plantilla de cronograma de proyecto gratuita para MS Excel y Google Sheets.
Cómo Utilizar la Plantilla EDT
- Defina los objetivos del proyecto. Identifique los hitos o entregables clave del proyecto.
- Identifique los elementos de alto nivel. Divida su proyecto en fases, entregables o responsabilidades.
- Desglose estos elementos en tareas o etapas más manejables.
- Estime sus elementos utilizando fechas de inicio y entrega, o el número aproximado de horas. Asegúrese de que cada elemento requiera al menos 8 horas y no más de 80 horas de esfuerzo.
- Identifique tareas secuenciales y paralelas. Si dispone de los recursos suficientes, puede programar tanto trabajo en paralelo como sea razonable para reducir el tiempo de entrega.
- Asigne tareas a los miembros de su equipo. Preste atención a las fechas de inicio y finalización para minimizar cuellos de botella inesperados.
- Dé acceso a su equipo a la EDT y pídales que actualicen periódicamente la columna de progreso de sus tareas.
- Construya el diagrama del proyecto que ilustre las etapas del mismo y le permita visualizar la estructura y el avance de su proyecto.
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