El control de costos en proyectos es una parte crucial de la gestión de proyectos en general y uno de los principales requisitos para el éxito del mismo. Sin una estimación y un control adecuados de los gastos, usted corre un riesgo creciente de exceder el presupuesto, sufrir retrasos en el cronograma y, en última instancia, fracasar por falta de recursos antes incluso de terminar el trabajo planificado.
Como gestor de proyectos, debe adoptar un enfoque reflexivo e integral hacia el control de costos e implementar las herramientas adecuadas que le permitan alcanzar los resultados deseados.
Una de esas herramientas es actiTIME: una aplicación de hojas de tiempo para el seguimiento del progreso y el análisis de productividad, que hace más que simplemente registrar las horas trabajadas por los miembros de su equipo. También puede respaldar sus esfuerzos de control de costos en proyectos y simplificar el proceso de rastreo de gastos y análisis de cualquier incidencia.
En este artículo, aprenderá cómo llevar el control de costos en proyectos al siguiente nivel con actiTIME.
Principales elementos de la gestión de costos
El control de costos en proyectos eficaz comprende cuatro componentes fundamentales:
- Planificación de recursos
- Estimación de costos
- Presupuestación
- Control de costos
Cada una de estas prácticas es igualmente importante, y actiTIME puede ayudarle a ejecutar todas ellas en diferente medida. En otras palabras, es posible que deba utilizar algunas herramientas adicionales y planificar estratégicamente su proyecto antes de utilizar la aplicación. No obstante, actiTIME puede desempeñar un papel fundamental en sus esfuerzos de monitoreo de gastos y facilitar la realización de otros procedimientos de gestión de costos.
A continuación, veamos más de cerca de qué es capaz nuestro software en este sentido.
Planificación de recursos
Antes de comenzar a rastrear y analizar costos, debe tener claridad sobre:
- Qué pretende lograr con su proyecto
- Qué actividades deben realizarse para cumplir los objetivos formulados
- La cantidad de recursos necesarios para esos fines
En pocas palabras, debe desarrollar una visión integral de los detalles del proyecto, tareas, activos y medios necesarios. actiTIME puede ayudarle en esta tarea gracias a sus funciones de gestión del alcance del trabajo y de la carga de trabajo.
Todo lo que necesita hacer es crear un nuevo proyecto (o cliente) haciendo clic en el botón + Add New en la interfaz de Tareas de la aplicación:
Mientras lo hace, podrá:
- Configurar nuevas tareas de proyecto o copiarlas desde otros proyectos activos o archivados en actiTIME
- Asignar proyectos y tareas asociadas a miembros específicos del equipo o unidades de la empresa
- Agregar descripciones de proyectos y tareas para aumentar la comprensión de su equipo sobre los objetivos y responsabilidades
Una vez creado un nuevo proyecto, podrá revisar y modificar fechas límite, estados de avance del trabajo y otros parámetros de todas las actividades incluidas en el proyecto, en la interfaz de Tareas:
Al desarrollar sus proyectos en actiTIME de esta forma, obtendrá una visión más clara y visual de las operaciones y los recursos necesarios para su realización, lo que le ayudará a tener una comprensión más profunda de cuánto dinero se requiere para completar el trabajo planificado.
Estimación de costos
Para obtener una estimación de costos del proyecto, se calcula la cantidad de fondos necesarios en función del precio de materiales y otros recursos requeridos para completar exitosamente el proyecto. En consecuencia, las estimaciones de costos se utilizan para desarrollar un presupuesto. Cuanto más precisas sean sus estimaciones, mejor. Las previsiones correctas y los presupuestos confiables protegen contra los sobrecostos y, por ende, son clave para la sostenibilidad financiera del proyecto.
Puede elegir entre una variedad de técnicas efectivas de estimación de costos para predecir los gastos de un proyecto. Una de ellas es la estimación por analogía, que consiste en predecir los costos comparando los atributos de un nuevo proyecto con datos históricos de proyectos similares realizados en el pasado. Para comprender en detalle el proceso de estimación por analogía, exploremos cómo puede realizarse paso a paso en actiTIME.
En primer lugar, debe configurar las tarifas de costo de trabajo para cada miembro del equipo involucrado en el proyecto. Puede hacerlo accediendo a la interfaz Usuarios y localizando a los empleados asignados en la lista:
Haga clic en sus nombres, busque el campo Cost of Work Rates en la ventana emergente y especifique cuánto recibirá cada trabajador por horas normales, horas extras y diferentes tipos de permisos:
Tras registrar los empleados las horas dedicadas a cada tarea en sus hojas de tiempo, podrá revisar los costos laborales incurridos en su proyecto con el Informe de Costos Laborales durante cualquier periodo especificado:
Como puede ver en la imagen anterior, el Informe de Costos Laborales puede configurarse para mostrar la suma de los gastos asociados a tareas específicas, usuarios o proyectos completos, calculados con base en horas normales, extras y de permiso.
Esto significa que si realiza el seguimiento del tiempo de trabajo en al menos un proyecto desde el inicio hasta su finalización usando actiTIME, obtendrá una visión detallada del gasto total del proyecto. Más adelante, estos datos pueden aplicarse para pronosticar costos de nuevos proyectos mediante la técnica de estimación por analogía:
- Identifique qué atributos y actividades del nuevo proyecto planificado son similares a los de un proyecto anterior registrado en la aplicación.
- Luego, utilice la evidencia histórica del Informe de Costos Laborales para formular suposiciones sobre el posible monto de los costos laborales futuros.
Pro tip:
Por cierto, también es posible hacer un seguimiento de los ingresos del proyecto en actiTIME si usted presta servicios facturables. Para ello, debe acceder a la configuración Tipo de Trabajo:
Allí, debe crear un tipo de trabajo, marcarlo como facturable y establecer una tarifa de facturación preferida:
Luego, al iniciar nuevas tareas o modificar las ya existentes, podrá asociarlas con tipos de trabajo y tarifas que elija:
El siguiente paso es el seguimiento del tiempo. Al igual que con los costos, los ingresos se calculan en actiTIME según las horas de trabajo registradas por los empleados en sus hojas de tiempo. Cuando tenga suficientes datos, podrá consultar los ingresos del proyecto en el Informe de Beneficios/Pérdidas:
Estos informes de costos y rentabilidad de proyectos anteriores pueden convertirse en una fuente valiosa para desarrollar presupuestos de nuevos proyectos. Este tipo de datos históricos le permitirá tomar decisiones más fundamentadas en términos de estimación y presupuestación, y, en consecuencia, lograr mejores resultados financieros.
Presupuestación
actiTIME ofrece una funcionalidad útil de asignación de presupuestos. Lo que la diferencia de otras herramientas del mercado es que puede crear presupuestos no solo para los costos del proyecto, sino también para los montos y el tiempo facturable.
Además, puede asignar múltiples presupuestos en tres niveles distintos: clientes, proyectos o tareas individuales. Esto permite controlar mejor diferentes tipos de recursos esenciales del proyecto simultáneamente y hacer la gestión tan detallada o general como lo desee.
Asignar un presupuesto a un proyecto o tarea es muy sencillo:
Una vez asignado el presupuesto, solo debe comenzar a registrar tiempo. Entonces, actiTIME calculará el presupuesto utilizado según la tarifa de costo de trabajo y las tarifas de facturación configuradas, y podrá monitorear el uso de recursos en tiempo real mediante barras de progreso visuales asociadas a cada presupuesto asignado:
Control de costos en proyectos
El control de costos en proyectos incluye prácticas destinadas a analizar y rastrear gastos. Sus objetivos principales son garantizar el cumplimiento de los presupuestos establecidos, evitar gastos excesivos y minimizar los riesgos de pérdidas financieras, y actiTIME puede asist irle fácilmente en su consecución.
Los mencionados rastreadores visuales de presupuesto integrados ofrecen la forma más cómoda de supervisar los costos del proyecto. También, los informes Cost of Work y Profit/Loss pueden utilizarse no solo para recuperar datos históricos sino también para obtener una visión en tiempo real de los beneficios y costos laborales del proyecto.
Esta combinación de funciones de presupuesto e informes de actiTIME le permitirá mantenerse siempre informado sobre los gastos reales del proyecto. Le facilita detectar rápidamente cualquier tendencia adversa en el gasto de trabajadores por hora y, por tanto, le ayuda a adoptar medidas correctivas de manera oportuna si es necesario.
Otra funcionalidad destacada que puede ser de gran ayuda en sus esfuerzos de control de costos en proyectos es el sistema de notificaciones sobre riesgos de exceder el presupuesto y de incumplimiento de las estimaciones de tiempo:
Al abrir la ventana de Notificaciones en la configuración de la aplicación, podrá crear varios tipos de alertas, incluidas las mencionadas, y establecer reglas personalizadas para:
- Recibir alertas cada vez que el costo total del proyecto supere el presupuesto definido al configurar la notificación.
- Enviar mensajes de advertencia a otros usuarios cuando se estén acercando al límite de tiempo estimado.
Tenga en cuenta que esta última medida solo es posible si usted establece previamente estimaciones de tiempo para cada tarea incluida en su proyecto:
Estas notificaciones son de gran valor para los gestores ocupados que no disponen del tiempo suficiente para monitorear constantemente los costos ni revisar diariamente los registros de trabajo de sus empleados. En contextos donde los recursos son limitados, suele ser difícil detectar rápidamente tendencias negativas de desempeño o riesgos de sobrecostos. Al llamar su atención sobre estos aspectos en el momento oportuno y fomentar que los empleados finalicen sus tareas dentro del plazo previsto, las notificaciones de actiTIME pueden aumentar notablemente la eficacia del control de costos en proyectos y maximizar las posibilidades de éxito general del proyecto.
Resumen
Aunque quizás nunca haya considerado implementar un registrador de tiempo para el control de costos en proyectos, esperamos que ahora vea claramente sus ventajas. actiTIME incluye múltiples funcionalidades sólidas que lo apoyan en la planificación de actividades y recursos, estimación de costos, presupuestación y seguimiento de gastos en curso.
Además, como aplicación de hojas de tiempo, actiTIME le brinda beneficios adicionales a través de funcionalidades para la gestión del progreso del proyecto y la productividad del equipo. Es decir, esta herramienta ofrece todo lo necesario para favorecer mejores resultados tanto financieros como operativos.
