Mejor Software de Gestión de Proyectos para Optimizar su Flujo de Trabajo

Hay más software de gestión de proyectos en el mercado del que cualquier equipo podría evaluar razonablemente. Revisamos 90 de ellos en 18 categorías y luego hicimos la parte que realmente ayuda: elegimos un ganador en cada categoría y explicamos a qué alternativas superó.

Este no es un directorio. Cada categoría a continuación enumera sus candidatos, nombra un ganador y explica con claridad quién debería ignorar ese ganador y elegir un candidato en su lugar. Es una elección deliberada, porque la pregunta que la gente hace no es qué herramientas existen, sino cuál es el mejor software de gestión de proyectos para el trabajo que tienen entre manos. Las reseñas completas de los 90 candidatos están en la guía descargable más abajo.

Vale la pena mencionar algo antes de la lista. Solo el 36% de las organizaciones completa sus proyectos siempre o casi siempre a tiempo, según el Informe sobre el Estado de la Gestión de Proyectos 2026 de Wellingtone, y el 42% todavía dedica un día o más a recopilar manualmente los informes de proyectos. Más software no ha resuelto eso. Los equipos que obtienen valor eligen un número reducido de herramientas de forma deliberada, que es exactamente para lo que está diseñado este formato.

¿Prefiere ver un vídeo? En solo cinco minutos, este vídeo repasa las novedades en planes gratuitos para 2026 y qué aplicación se adapta mejor a sus necesidades.

Cómo evaluamos 90 herramientas

Cada herramienta fue evaluada con los mismos seis criterios, utilizando la documentación del proveedor y las páginas de precios vigentes a agosto de 2026. Para ser considerada entre el mejor software de gestión de proyectos en su categoría, un ganador tenía que destacar en los seis, no solo en uno.

• Profundidad en su propia categoría, evaluada según lo que esa categoría realmente requiere y no un recuento genérico de funciones
• Si un equipo puede comenzar sin un proceso de adquisición formal, es decir, si existe una versión gratuita o una prueba de autoservicio
• Transparencia de precios, ya que es más difícil recomendar honestamente herramientas que ocultan su precio detrás de una llamada de ventas
• Qué tan bien se conecta con el resto del conjunto de herramientas, porque casi nadie usa una sola herramienta
• Adecuación al tamaño de equipo que la categoría normalmente sirve
• Si sigue en desarrollo activo, lo que eliminó más candidatos de lo esperado

Los 18 ganadores de un vistazo

Si solo va a leer una parte de este artículo, lea la tabla. Nombra el mejor software de gestión de proyectos en cada una de las 18 categorías, con su precio y para quién es más adecuado.

Los ganadores por categoría

Cada una de las 18 secciones a continuación sigue el mismo esquema: los candidatos evaluados, el ganador, por qué ganó y el caso en que un candidato lo supera. En conjunto, representan el mejor software de gestión de proyectos que encontramos en cada disciplina, pero lea las advertencias y no solo los titulares.

1. Planificación de proyectos: Smartsheet

Candidatos: Smartsheet, Runn, Paymo, Hive, OpenProject

Características principales:

• Vistas de cuadrícula, Gantt, tablero y calendario
• Fórmulas y referencias entre hojas
• Flujos de trabajo automatizados
• Colaboradores gratuitos ilimitados

Smartsheet gana porque se adapta a donde los equipos ya están. La mayoría de los planes de proyecto comienzan su vida en una hoja de cálculo, y Smartsheet mantiene ese modelo mental añadiendo lo que una hoja de cálculo no puede hacer: dependencias, recordatorios automáticos, flujos de aprobación e informes entre hojas. Nadie necesita reaprender una nueva forma de pensar.

El detalle que importa comercialmente son los colaboradores gratuitos ilimitados. Se paga por los miembros que crean y poseen hojas, no por cada persona que necesita ver o actualizar una fila. En un proyecto con un grupo amplio de partes interesadas, esa es una factura materialmente diferente a la de los competidores con precio por puesto.

Considere un candidato en su lugar si: desea código abierto y control total, en cuyo caso OpenProject es la mejor respuesta. Paymo es más adecuado para agencias pequeñas que necesitan la planificación vinculada a la facturación, y Runn es más potente si su problema de planificación es realmente un problema de capacidad.

Precios: Pro desde $9 por miembro al mes con facturación anual para 1 a 10 miembros, Business desde $19 para 3 o más, Enterprise bajo solicitud.

2. Programación de proyectos: Kantata

Candidatos: Kantata, Nuclino, Projektron BCS, Workzone

Características principales:

• Programación Gantt con seguimiento financiero
• Previsión de recursos
• Informes de utilización y margen
• Más de 1.200 conectores de integración

Kantata gana esta categoría porque trata un cronograma como un documento financiero y no simplemente como un calendario. Cuando mueve una tarea, ve el efecto sobre el margen y la utilización, no solo sobre la fecha de finalización. Para cualquier empresa que vende el tiempo de sus personas, se trata de la misma decisión, y la mayoría de las herramientas de programación le obligan a tomarla con la mitad de la información.

Está diseñado específicamente para los servicios profesionales, con una previsión de recursos que tiene en cuenta las habilidades y la disponibilidad, en lugar de tratar a las personas como capacidad intercambiable.

Considere un candidato en su lugar si: es un equipo pequeño, porque Kantata es pesado y tiene precio a consultar. Workzone es mucho más sencillo y de autoservicio, Nuclino funciona si su programación realmente ocurre dentro de documentos, y Projektron BCS es adecuado para equipos europeos que desean una gestión extensa de recursos y presupuesto integrada.

Precios: presupuesto personalizado según el tamaño del equipo, sin tarifa publicada.

3. Comunicación y colaboración: Notion

Candidatos: Notion, Basecamp, Confluence, Miro, Podio

Características principales:

• Bases de datos vinculadas
• Documentos junto a las tareas
• Plantillas y vistas personalizadas
• Permisos granulares

Notion gana porque resuelve el problema que destruye la documentación de proyectos: que el contexto y el trabajo suelen vivir en sistemas diferentes. Un brief, las decisiones que lo sustentan y la lista de tareas que surgió de él pueden estar todos en el mismo lugar y referenciarse mutuamente. Seis meses después, alguien puede reconstruir por qué se tomó una decisión.

La versión gratuita es genuinamente útil para individuos y equipos muy pequeños, y la curva de aprendizaje es suave si se empieza con plantillas en lugar de una página en blanco.

Considere un candidato en su lugar si: desea una simplicidad predeterminada sin configuración, que es toda la propuesta de Basecamp. Confluence es la mejor opción para organizaciones que ya están en Atlassian, y Miro es la herramienta correcta si su colaboración es visual en lugar de escrita.

Precios: gratuito para individuos, Plus a $10 por usuario al mes, Business a $20, Enterprise bajo solicitud.

4. Gestión de riesgos: Resolver

Candidatos: Resolver, RiskWatch, Risky Project by Intaver, Mitratech

Características principales:

• Registros y puntuación de riesgos
• Gestión de incidentes
• Flujos de trabajo de cumplimiento
• Informes para la dirección

Resolver gana por su capacidad de conectar el riesgo con lo que realmente sucede. En lugar de mantener un registro que se revisa trimestralmente y se ignora en el resto del tiempo, vincula los riesgos con los incidentes, los controles y los equipos responsables, de modo que el registro se actualiza como subproducto del trabajo operativo.

Los informes están diseñados para juntas directivas y comités de auditoría, lo que importa porque el software de riesgos suele fallar en el último paso: explicar la exposición a las personas que no usan la herramienta.

Considere un candidato en su lugar si: su necesidad es el análisis cuantitativo del riesgo de cronograma en proyectos individuales, donde el análisis de Monte Carlo de Risky Project es más directamente útil. Mitratech es más adecuado para organizaciones orientadas al cumplimiento legal, y RiskWatch es más ligero para trabajos basados en evaluaciones.

Precios: precio bajo solicitud.

5. Seguimiento de incidencias: ServiceNow

Candidatos: ServiceNow, nTask, ProofHub, ProjectManager, Bugzilla

Características principales:

• Gestión de incidentes y problemas
• Flujos de trabajo configurables
• Seguimiento de SLA
• Integraciones empresariales

ServiceNow gana la categoría por capacidad más que por accesibilidad. Una vez que el volumen de incidencias es suficientemente alto como para que el enrutamiento, la escalada y el cumplimiento de los SLA importen más que la interfaz, nada más aquí compite. Gestiona todo el recorrido desde el reporte hasta la resolución con la pista de auditoría que requieren las organizaciones reguladas.

También es genuinamente extensible, que es la razón por la que las grandes organizaciones terminan ejecutando mucho más que el seguimiento de incidencias sobre él.

Considere un candidato en su lugar si: es algo más pequeño que una empresa, y la mayoría de los lectores aquí lo serán. nTask es una opción ligera razonable, ProofHub combina el seguimiento de incidencias con la gestión general de proyectos, y Bugzilla sigue siendo sólido y gratuito para el seguimiento específico de defectos de software.

Precios: precio bajo solicitud, y típicamente la opción más cara de este artículo.

6. Gestión financiera: QuickBooks

Candidatos: QuickBooks, Expensify, FreshBooks, Xero, Financial Cents

Características principales:

• Facturación y pagos
• Conciliación de gastos y banco
• Seguimiento de rentabilidad por proyecto
• Nómina y gestión fiscal

QuickBooks gana principalmente por su peso propio. Es la herramienta que su contador ya conoce, lo que elimina toda una categoría de fricciones al cierre del ejercicio, y se conecta con más herramientas de proyectos y seguimiento del tiempo que cualquier otra en esta categoría. actiTIME se integra con él directamente, de modo que las horas facturables se convierten en facturas sin necesidad de volver a introducir datos.

Su vista de rentabilidad por proyecto es básica comparada con una herramienta PSA dedicada, pero existe, y para la mayoría de las pequeñas empresas es suficiente.

Considere un candidato en su lugar si: está fuera de Norteamérica, donde Xero suele ser la opción más potente y mejor respaldada. FreshBooks es más amigable para freelancers y empresas de servicios muy pequeñas, y Expensify gestiona la captura de gastos mejor de lo que QuickBooks hace de forma nativa.

Precios: publicados por región en el sitio de Intuit, con niveles según el conjunto de funciones.

7. Informes y análisis: Databox

Candidatos: Databox, Domo, Sisense, MindGenius, Looker

Características principales:

• Plantillas de panel prediseñadas
• Integraciones en la nube
• Seguimiento de objetivos y métricas
• Entrega programada de informes

Databox gana porque los otros contendientes serios asumen que usted tiene un equipo de datos. Domo, Sisense y Looker son plataformas capaces, y las tres son más de lo que un gestor de proyectos necesita o puede mantener. Databox se conecta a las herramientas que un equipo de entrega ya usa y produce un panel compartido esa misma tarde.

La entrega programada importa más de lo que parece. Un informe que llega al correo el lunes se lee, y un panel que alguien tiene que recordar abrir no.

Considere un candidato en su lugar si: tiene capacidad real de ingeniería de análisis y necesita datos modelados y gobernados, en cuyo caso Looker o Sisense son las respuestas serias. Domo es adecuado para grandes organizaciones que desean una sola plataforma entre departamentos. MindGenius encaja de forma extraña en esta categoría y es en realidad una herramienta de mapas mentales.

Precios: nivel gratuito disponible, con planes de pago que escalan según las fuentes de datos y los usuarios.

8. Gestión de recursos: actiPLANS

Candidatos: actiPLANS, Resource Guru, Hub Planner, Float

Características principales:

• Línea de tiempo de disponibilidad visual
• Acumulación automatizada de vacaciones
• Flujos de aprobación de ausencias
• Programación del lugar de trabajo

Las herramientas de gestión de recursos suelen partir del supuesto de que ya se sabe quién está disponible. actiPLANS da un paso atrás y responde esa pregunta correctamente, que es por qué gana la categoría. Gestiona solicitudes de ausencias, aprobaciones, saldos de vacaciones y ubicaciones de trabajo en una línea de tiempo compartida, de modo que la capacidad sobre la que se planifica refleja quién estará realmente trabajando.

El motor de acumulación hace la parte que los equipos normalmente hacen mal en una hoja de cálculo. Las reglas de acumulación pueden ejecutarse semanal, mensual o en la fecha de contratación, con límites, reinicios anuales y fechas de bloqueo para períodos en los que no se puede tomar ausencia. Las solicitudes que empujarían a alguien por debajo de un saldo establecido pueden rechazarse automáticamente, y cada cambio de saldo mantiene un historial completo para que nómina lo verifique.

La programación del lugar de trabajo es la parte que los competidores en su mayoría omiten. Saber que alguien está trabajando en lugar de estar de baja es útil; saber que está en un sitio de cliente en lugar de en la oficina es lo que evita programarle en una reunión a la que no puede asistir. Se integra con actiTIME, de modo que la planificación de disponibilidad y las horas registradas se mantienen conectadas.

Considere un candidato en su lugar si: su problema es asignar personas a trabajo de proyectos en lugar de hacer seguimiento de ausencias. Float y Resource Guru están diseñados para programar asignaciones entre proyectos y lo hacen de forma más directa, y Hub Planner añade previsión de capacidad para equipos más grandes. Varios equipos usan uno de estos junto a actiPLANS en lugar de elegir entre ellos.

Precios: gratuito para siempre para hasta 3 usuarios. Standard a $1,50 por usuario al mes con facturación anual para equipos de hasta 40, Growth a $1,20 para 41 a 200, y Enterprise a precio fijo de $270 al mes para usuarios ilimitados. El seguimiento del saldo de vacaciones y la programación del lugar de trabajo requieren una versión de pago. La prueba de 30 días incluye todas las funciones.

9. Seguimiento del tiempo: actiTIME

Candidatos: actiTIME, Hubstaff, Timely, RescueTime, Memtime

Características principales:

• Entrada por hoja de tiempo y calendario
• Presupuestos de costo, facturación y tiempo
• Informes de estimado vs. real
• Pérdidas y ganancias por proyecto

La mayoría de las herramientas en esta categoría se detienen en registrar horas. actiTIME gana porque lleva esas horas hasta el dinero, que es la única razón por la que la mayoría de las organizaciones hace seguimiento del tiempo.

Establezca una tarifa de costo por persona y una tarifa de facturación por tipo de trabajo, y las mismas entradas de tiempo producen un informe de Costo del Trabajo, un Resumen de Facturación y un informe de Pérdidas y Ganancias por cliente, proyecto o tarea. Los presupuestos pueden establecerse en horas, costo de personal o importe facturable en cualquier nivel de la jerarquía de cliente, proyecto y tarea, cada uno con una barra de progreso que se vuelve roja cuando se supera. El informe de Tiempo Estimado vs. Real es la señal temprana de que una estimación fue incorrecta, mientras todavía hay tiempo para actuar. Para un análisis más completo del control de horas trabajadas y su impacto en la rentabilidad, puede consultar nuestra guía dedicada.

El registro funciona a través de una hoja de tiempo semanal, una vista de calendario con horas de inicio y fin, una aplicación móvil con capacidad sin conexión o una extensión de Chrome. Las facturas se generan a partir del tiempo facturable dentro de la herramienta, por lo que no hay paso de exportación antes de facturar a un cliente.

Considere un candidato en su lugar si: prefiere la captura automática en lugar de la entrada deliberada. Memtime y RescueTime registran la actividad en segundo plano, y Timely usa inteligencia artificial para redactar hojas de tiempo a partir de ella. Si está evaluando qué enfoque se adapta mejor a su equipo, nuestra guía sobre cómo automatizar el registro horario puede ayudarle a decidir. Hubstaff es la opción si necesita específicamente monitoreo de empleados con capturas de pantalla, que actiTIME no hace.

Precios: gratuito para siempre para hasta 3 usuarios. En línea desde $5 por usuario al mes o $1.500 al mes para usuarios ilimitados, y autohospedado a $120 por usuario de pago único. Las estimaciones, los presupuestos y el registro de horas extra requieren una versión de pago. Cada opción incluye soporte humano e incorporación gratuita.

Podemos generar cualquier informe que necesitemos

Una de las mejores funciones que ofrece actiTIME es la generación de informes personalizable. Podemos generar prácticamente cualquier informe que necesitemos, agrupado de diferentes maneras y solo para las personas asignadas a cada proyecto. Y si el informe no existe, es muy fácil crear uno nuevo y guardarlo para uso futuro. ¡Opte por actiTIME! Es simple, pero también muy potente. No se arrepentirá de la decisión. La combinación de software y soporte convierte a actiTIME en la mejor solución de seguimiento del mercado.

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10. Gestión de tareas: Quire

Candidatos: Quire, 5day.io, Flow, Hitask, Todo.vu, Taskworld

Características principales:

• Listas de tareas infinitamente anidadas
• Vistas Kanban y de línea de tiempo
• Modo de enfoque en sublista
• Nivel gratuito para hasta 10 miembros

Quire gana con una idea bien ejecutada: el trabajo real es anidado, y la mayoría de las herramientas de tareas lo aplanan. Puede descomponer un entregable en subtareas y sub-subtareas sin límite, y luego contraer el árbol para ver solo el nivel que le interesa. Eso se acerca más a cómo las personas realmente piensan en un proyecto que una lista plana con etiquetas.

Cambiar la misma estructura anidada a un tablero Kanban o una línea de tiempo significa que el planificador y la persona que hace el trabajo pueden usar cada uno la vista que más le convenga.

Considere un candidato en su lugar si: necesita seguimiento del tiempo y facturación a clientes vinculados a las tareas, para lo que Todo.vu está específicamente diseñado. Taskworld añade análisis de rendimiento, y Hitask es más sencillo para equipos muy pequeños que no necesitan el anidamiento.

Precios: gratuito para hasta 10 miembros con 4 proyectos, Professional a $7,65 por usuario al mes, Premium a $13,95, Enterprise a $19,95.

11. Visualización: TeamGantt

Candidatos: TeamGantt, GanttPRO, Visor, Instagantt, Ganttic

Características principales:

• Diagramas de Gantt de arrastrar y soltar
• Dependencias e hitos
• Vistas de tablero y calendario
• Vista para partes interesadas compartible

La prueba para una herramienta de visualización es si alguien que no la usa puede leer el resultado. TeamGantt supera esa prueba. Sus diagramas se mantienen legibles cuando los planes se alargan, y un cliente o ejecutivo puede ver uno sin necesitar una explicación previa, que es el objetivo completo de visualizar un cronograma.

Las dependencias funcionan correctamente, de modo que arrastrar una barra reprograma todo lo que viene después en lugar de romper silenciosamente el plan.

Considere un candidato en su lugar si: necesita líneas base y ruta crítica, que GanttPRO tiene y TeamGantt deja en gran medida a los complementos. Ganttic está construido alrededor de la planificación Gantt centrada en recursos, e Instagantt es la opción natural para equipos que ya usan Asana.

Precios: por proyecto en lugar de por usuario, desde $10 por proyecto al mes en Basic y $19 en Business, con una Edición Builder a $99 al mes.

12. Gestión ágil de proyectos: Businessmap

Candidatos: Businessmap, Taiga, ZenHub, Yodiz, VivifyScrum

Características principales:

• Tableros Kanban multinivel vinculados
• Reglas de automatización de flujos de trabajo
• Paneles de gestión
• Análisis de flujo

Businessmap, anteriormente conocido como Kanbanize, gana porque escala Kanban más allá de un solo equipo. Los tableros se vinculan entre niveles, de modo que una iniciativa estratégica en un tablero de gestión se conecta con el trabajo de entrega subyacente y el progreso se consolida sin que nadie compile un informe de estado.

Sus análisis de flujo cubren el tiempo de ciclo, el rendimiento y la detección de cuellos de botella, que es lo que separa un sistema Kanban de un tablero con columnas.

Considere un candidato en su lugar si: desea código abierto y gratuito, donde Taiga es la opción más sólida. ZenHub es la opción obvia para equipos que viven en GitHub, y VivifyScrum es más ligero para equipos individuales que ejecutan Scrum.

Precios: un único plan sin niveles, desde aproximadamente $8,50 por usuario al mes con compromiso anual a 100 usuarios, con una prueba gratuita con todas las funciones.

13. Gestión del flujo de trabajo: Kissflow

Candidatos: Kissflow, ProcessMaker, Pipefy, Nintex, Quixy

Características principales:

• Creación de aplicaciones con bajo código
• Gestión de procesos y casos
• Aplicaciones ilimitadas
• Integraciones empresariales

Kissflow gana porque cubre ambas mitades del problema. Los procesos estructurados con pasos predecibles y el trabajo de casos no estructurado que se ramifica de forma impredecible normalmente necesitan herramientas diferentes, y Kissflow los gestiona en una sola plataforma. Su licencia permite aplicaciones ilimitadas, de modo que los equipos de operaciones pueden automatizar una pequeña molestia sin justificar el costo de otra aplicación.

El constructor de bajo código es genuinamente utilizable por equipos de negocio, que es lo que determina si el software de flujos de trabajo se adopta o se convierte en una cola de TI.

Considere un candidato en su lugar si: desea precios transparentes y de autoservicio, ya que Kissflow tiene precio a consultar y está orientado a empresas. Pipefy tiene un nivel gratuito y es más rápido de comenzar, ProcessMaker es más potente en el modelado estándar BPMN, y Nintex es adecuado para organizaciones centradas en Microsoft.

Precios: presupuesto personalizado, con opciones basadas en usuarios y en transacciones.

14. Gestión de ideas: IdeaScale

Candidatos: IdeaScale, Viima, Brightidea, Hype Innovation, Qmarkets

Características principales:

• Portales de envío de ideas
• Votación y comentarios de la comunidad
• Flujos de trabajo de revisión por etapas
• Informes de impacto

IdeaScale gana por evidencia de escala. Gestiona programas de innovación para organizaciones como la NASA y la NYU, y está diseñado para la parte difícil de la gestión de ideas, que no es recopilarlas sino clasificar cientos de ellas sin que el proceso se derrumbe.

La votación de la comunidad hace emerger lo que la gente realmente apoya, y los flujos de trabajo por etapas mueven las ideas a través de la evaluación con un registro de por qué cada una avanzó o se detuvo.

Considere un candidato en su lugar si: es una organización más pequeña que quiere algo más sencillo y visual, donde Viima es más fácil de comenzar. Brightidea es más potente para portafolios de innovación corporativa estructurados, y Qmarkets es adecuado para grandes empresas con varios programas paralelos.

Precios: precio bajo solicitud, con planes separados para empresas, gobierno y educación.

15. Gestión del trabajo remoto: Twist

Candidatos: Twist, Flock, Chanty, Ryver, Insightful

Características principales:

• Debates estructurados por temas e hilos
• Historial de mensajes con búsqueda
• Diseño asíncrono por defecto
• Nivel gratuito con 5 integraciones

Twist gana porque es el único candidato que trata el trabajo asíncrono como el estándar en lugar de una acomodación. Las conversaciones se estructuran por tema y se mantienen legibles días después, de modo que alguien en una zona horaria diferente pueda ponerse al día correctamente en lugar de desplazarse por un canal y adivinar qué importaba.

Esa decisión de diseño elimina la presión silenciosa de estar en línea al mismo tiempo, que es el problema real de gestionar un equipo distribuido con una herramienta de chat creada para tiempo real.

Considere un candidato en su lugar si: su equipo genuinamente necesita chat y llamadas en tiempo real, que Flock, Chanty y Ryver hacen mejor. Insightful es una propuesta completamente diferente, centrada en análisis y monitoreo de la fuerza laboral en lugar de en comunicación.

Precios: gratuito con un mes de historial de mensajes, o $6 por usuario al mes para historial, integraciones y almacenamiento ilimitados.

16. Incorporación de clientes: WalkMe

Candidatos: WalkMe, Usetiful, Userlane, Intro.js, Apty

Características principales:

• Tutoriales guiados en la aplicación
• Análisis de comportamiento
• Flujos de incorporación segmentados
• Sin cambios de código requeridos

WalkMe gana porque cierra el ciclo entre la orientación y la evidencia. Superpone tutoriales sobre una aplicación existente sin trabajo de ingeniería y luego informa sobre dónde los usuarios realmente se quedan atascados, de modo que la incorporación se convierte en algo que se mejora con datos en lugar de rediseñarse por instinto.

La segmentación significa que un cliente recurrente y un usuario primerizo no reciben el mismo recorrido, que es donde las herramientas más simples suelen fallar.

Considere un candidato en su lugar si: el presupuesto es una restricción real. Usetiful es mucho más barato con un nivel gratuito, e Intro.js es una biblioteca de código abierto si tiene desarrolladores y quiere control total. Userlane y Apty se sitúan entre los dos en precio y capacidad.

Precios: precio bajo solicitud y orientado a empresas.

17. Priorización: Airtable

Candidatos: Airtable, Wimi, Fibery, Gouti, Beesbusy

Características principales:

• Campos y fórmulas personalizados
• Múltiples vistas vinculadas
• Automatizaciones
• Diseñador de interfaces

Los marcos de priorización son subjetivos y los equipos raramente se ponen de acuerdo en uno, que es exactamente por qué Airtable gana. En lugar de imponer un modelo de puntuación, le permite construir el que acordó: RICE, puntuación ponderada, esfuerzo frente a impacto, o algo específico de su negocio. Las fórmulas calculan la puntuación y las vistas ordenan por ella.

Debido a que es una base de datos internamente, los mismos registros pueden impulsar una hoja de ruta, una cola de clasificación y un resumen para partes interesadas sin duplicar nada.

Considere un candidato en su lugar si: desea la priorización integrada en una herramienta de proyectos en lugar de ensamblada. Fibery es la alternativa más cercana para flujos de trabajo personalizados conectados, Wimi lo combina con la colaboración, y Beesbusy es más sencillo para equipos que solo necesitan listas de tareas clasificadas.

Precios: nivel gratuito disponible, Team a $20 por usuario al mes, Business a $45, Enterprise Scale bajo solicitud.

18. Gestión de gastos: Rydoo

Candidatos: Rydoo, Concur, Certify, Spendesk, Payhawk

Características principales:

• Escaneo de recibos desde el móvil
• Dietas y kilometraje
• Flujos de aprobación multinivel
• Integraciones contables

Rydoo gana tanto por el modelo de facturación como por el producto. Se paga solo por los usuarios activos, de modo que un equipo donde la mitad de las personas envía gastos ocasionalmente no se cobra como si todos lo hicieran. Para equipos de proyecto con contratistas y viajeros ocasionales, esa es la diferencia entre adoptar un software de gastos y decidir que no vale la pena. Para una comparativa completa de las mejores opciones del mercado, consulte también nuestra guía del mejor software de control de gastos.

La captura de recibos funciona desde el teléfono en pocos segundos, las aprobaciones se enrutan por múltiples niveles cuando se requiere, y todo se exporta limpiamente a QuickBooks o Xero.

Considere un candidato en su lugar si: es una gran empresa con una política de viajes compleja, donde Concur sigue siendo el estándar a pesar de su costo y complejidad. Spendesk y Payhawk son más potentes si desea tarjetas de empresa y control del gasto en lugar de reembolsos, y Certify está cerca de Rydoo en capacidad.

Precios: Essentials desde $9 por usuario al mes, Pro desde $11, con Business y Enterprise a consultar.

Las 90 herramientas, con reseñas completas

Los 18 ganadores anteriores son la lista corta. La guía completa contiene nuestra reseña íntegra de las 90 herramientas de software de gestión de proyectos evaluadas, incluido cada candidato que no ganó su categoría y las situaciones en las que cada uno de ellos es la mejor opción. Descárguelo a continuación.

El mejor software de gestión de proyectos gratuito entre los candidatos

El mejor software de gestión de proyectos gratuito está limitado por los puestos con mucha más frecuencia que por las funciones. Estos son los candidatos cuyo nivel gratuito es genuinamente utilizable en lugar de ser demostraciones ampliadas:

• Quire cubre hasta 10 miembros en 4 proyectos, el nivel gratuito más generoso de cualquier gestor de tareas revisado aquí
• Twist es gratuito para siempre con un mes de historial de mensajes, suficiente para que un equipo asíncrono pequeño funcione indefinidamente
• Notion es gratuito para individuos con funcionalidad completa de base de datos, no una versión reducida
• Taiga es de código abierto y gratuito sin límite de usuarios si está dispuesto a autohospedarlo
• Bugzilla es gratuito, de código abierto y sigue siendo completamente adecuado para el seguimiento de defectos de software
• actiTIME y actiPLANS son ambos gratuitos para siempre para hasta 3 usuarios, aunque las estimaciones, los presupuestos y los saldos de vacaciones requieren una versión de pago
• Airtable, Databox, Pipefy y Usetiful ofrecen niveles gratuitos con límites en registros, fuentes de datos, procesos o usuarios respectivamente

La advertencia honesta es que los niveles gratuitos están dimensionados para equipos de tres a diez personas. Pasado ese punto, casi todas las herramientas aquí esperan un pago, y las que no lo hacen, como Taiga, piden trabajo de infraestructura en su lugar.

El mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

La mayoría de los ganadores anteriores tienen precios y están diseñados para organizaciones con un proceso de adquisición. El mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas es una pregunta diferente: un equipo de 5 a 50 personas no necesita 18 herramientas y no puede justificar software empresarial con precio a consultar. Reduciendo a lo que es realmente viable a ese tamaño:

• Planifique y haga seguimiento del trabajo: Smartsheet a $9 por usuario al mes, o el nivel gratuito de Quire si el trabajo es sencillo
• Sepa cuánto cuesta: actiTIME desde $5 por usuario al mes, que cubre tiempo, presupuestos y facturación en un solo lugar
• Sepa quién está disponible: actiPLANS desde $1,50 por usuario al mes, el elemento de menor costo en cualquier conjunto de herramientas realista
• Mantenga el contexto: Notion, gratuito para empezar y $10 por usuario al mes cuando necesite espacios de trabajo compartidos
• Gestione el dinero: QuickBooks o Xero, el que su contador ya utilice

Ese conjunto de herramientas cuesta aproximadamente entre $25 y $30 por usuario al mes y cubre la planificación, la visibilidad de costos, la disponibilidad, la documentación y la contabilidad. Prescinda totalmente de las plataformas de gestión de riesgos, gestión de ideas e incorporación de clientes hasta que alguien pueda nombrar el problema específico que resolverían.

Cómo construir un conjunto de herramientas sin comprar 18

Nadie debería comprar una herramienta por categoría. Las categorías existen para organizar una evaluación, no para describir una lista de compras, y el mejor software de gestión de proyectos para su equipo serán tres o cuatro de los anteriores en lugar de dieciocho.

1. Comience con las dos o tres categorías donde siente un problema real.

   Si no puede nombrar el problema que una categoría resuelve para usted este trimestre, aún no necesita una herramienta de ella. La mayoría de los equipos genuinamente necesitan planificación, tiempo y costo, y disponibilidad. El resto es situacional.

2. Compruebe qué cubren ya sus herramientas existentes.

   Varios ganadores aquí se solapan. Smartsheet hace informes ligeros, Airtable hace gestión de tareas ligera, Notion hace un poco de todo. Comprar una herramienta especializada para algo que ya tiene al 80% de calidad raramente compensa.

3. Prefiera herramientas que se conecten a lo que ya usa.

   Una herramienta ligeramente más débil que se integra supera a una más potente que requiere reintroducción manual, porque el paso manual es el que deja de hacerse. El seguimiento del tiempo que alimenta su software de contabilidad vale más que el seguimiento del tiempo con mejores gráficos.

4. Calcule el costo según la plantilla que tendrá, no la que tiene ahora.

   El precio por usuario se multiplica en un conjunto de herramientas. Cinco herramientas a $10 por usuario suponen $50 por persona al mes antes de que nadie haya hecho nada. Las opciones de tarifa plana cambian significativamente esa aritmética.

5. Ejecute un proyecto real con cualquier herramienta antes de comprometerse.

   No un piloto, no una zona de pruebas. Un proyecto en vivo con el equipo real durante dos semanas. Si las personas dejan de actualizarlo sin que se les persiga, ninguna lista de funciones salvará la implementación.

Preguntas frecuentes

¿Cómo eligieron un ganador cuando los candidatos sirven a diferentes tamaños de equipo?

Los ganadores se eligieron para la situación que cada categoría sirve con más frecuencia, y luego cada entrada nombra el caso en que un candidato es la mejor opción. ServiceNow gana el seguimiento de incidencias porque es la herramienta más potente de la categoría, pero la mayoría de los lectores con equipos pequeños deberían seguir la sugerencia de candidatos y buscar en nTask o Bugzilla. El mejor software de gestión de proyectos para una agencia de 10 personas y una empresa de 10.000 raramente son los mismos, así que lea la línea de «considere un candidato en su lugar» antes de actuar según cualquier ganador.

¿Deberíamos comprar una plataforma todo en uno o herramientas especializadas separadas?

Las herramientas separadas ganan cuando una categoría es genuinamente central para su negocio y una plataforma todo en uno la cubre superficialmente. Una consultoría que factura por hora necesita un seguimiento real del tiempo y los costos, y el módulo de tiempo incluido en una plataforma general normalmente no lo hará. Para todo lo periférico, la versión incluida es suficiente. La regla práctica es especializarse donde se gana dinero y consolidar en todo lo demás.

¿Con qué frecuencia deberíamos reevaluar las herramientas que usamos?

Una vez al año es suficiente para una revisión deliberada, pero dos factores deberían provocarla antes: la adquisición de una herramienta y que su plantilla cruce un nivel de precios. Las adquisiciones importan más de lo que la gente espera. Al compilar esta lista eliminamos a Forecast de los candidatos de programación porque ya no existe de forma independiente y ahora redirige a Accelo.

Empiece por lo que puede medir

Dos de los ganadores anteriores resuelven los problemas que los equipos notan al final y más lamentan: no saber cuánto cuesta realmente el trabajo y no saber quién está genuinamente disponible para hacerlo. Ambos son baratos de solucionar y difíciles de corregir retroactivamente.

Si desea ver en qué puntos sus estimaciones y la realidad divergen, inicie una prueba gratuita de 30 días de actiTIME. Tiene todas las funciones, no requiere tarjeta de crédito y cuenta con incorporación gratuita si prefiere que alguien le muestre cómo funciona.