« Le problème, c’est que vous pensez avoir le temps », a déclaré Jack Kornfield, auteur et enseignant américain.
Cependant, lorsque vous dirigez une entreprise ou que vous essayez simplement de jongler avec mille choses à la fois, vous pouvez avoir l’impression que le temps vous file entre les doigts comme du sable.
Les échéances approchent, les réunions s’enchaînent sans interruption, et votre liste de tâches ressemble davantage à un roman qu’à une simple checklist.
Vous commencez à chercher une solution, et vous êtes vite submergé par une avalanche d’outils promettant de révolutionner votre productivité. Tous affichent des fonctionnalités impressionnantes, des interfaces soignées et des témoignages enthousiastes.
Pour vous aider à faire le tri, nous avons sélectionné plusieurs logiciels de gestion du temps (gratuites et payantes) qui répondent à différents besoins et préférences.
Types d’outils de gestion du temps
Avant de cliquer sur l’une des options que nous proposons, prenez un moment pour réfléchir à ce dont vous avez vraiment besoin.
Êtes-vous un freelance qui cherche à suivre des heures facturables ? Un manager souhaitant surveiller la productivité de son équipe ? Ou peut-être voulez‑vous simplement voir où passent toutes ces heures dans votre journée ? Voici quelques questions supplémentaires à envisager :
- Ai-je besoin de fonctionnalités de gestion de projet ?
- Travaille‑je seul ou en équipe ?
- Quelle importance revêt l’intégration avec les autres outils que j’utilise ?
- Ai‑je besoin d’un accès mobile ?
Ensuite, avec vos besoins essentiels définis, vous devez répondre à la question la plus difficile : qu’est‑ce qui vous empêche réellement de réussir à organiser votre temps ?
Avez‑vous du mal à planifier, avez‑vous besoin d’aide pour gérer les distractions, ou trouvez‑vous simplement difficile de rester concentré ?
Par exemple, les to‑do lists vous aident à organiser les tâches, fixer des priorités et suivre vos progrès ; les trackers de temps vous montrent combien de temps vous passez sur différentes tâches ou projets ; les calendriers vous permettent de gérer les rendez‑vous et engagements ; et les applis de time‑blocking sont parfaites pour définir des plages horaires dédiées à chaque activité, ce qui favorise la concentration sans interruption.
Et il y en a encore : des trackers d’objectifs, des minuteurs Pomodoro, voire des journaux réflexifs qui vous encouragent à noter vos impressions sur vos activités et vos progrès au quotidien.
Nous avons soigneusement sélectionné des outils et applications conçus pour répondre à une grande variété de besoins, d’horaires et d’habitudes.
Alors, rassemblez vos critères essentiels, et essayons de trouver la solution idéale dans la liste ci‑dessous !
Meilleurs logiciels gratuits de gestion du temps
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion du temps que vous pouvez utiliser sans rien payer :
1. actiTIME
Fonctionnalités clés :
- Feuilles de temps hebdomadaires
- Minuteur en un clic
- Suivi de la progression
- Rapports approfondis
actiTIME est un logiciel de gestion du temps en ligne avec des fonctionnalités étendues de suivi de projet.
Il permet de gérer le temps et l’argent non seulement en contrôlant leur utilisation, mais aussi en planifiant efficacement le travail et en analysant les données en profondeur.
- Définissez les détails du projet, fixez des délais et des estimations, et répartissez les charges de travail.
- Utilisez des feuilles de temps manuelles ou une extension navigateur automatisée.
- Visualisez votre flux de travail sur des tableaux Kanban ou un calendrier.
- Suivez en temps réel ce que fait votre équipe grâce aux widgets en direct.
- Simplifiez la facturation et réduisez les erreurs.
- Intégrez actiPLANS pour améliorer le suivi des congés et la planification.
2. RescueTime
Fonctionnalités clés :
- Blocage des distractions
- Suivi des activités
- Notifications intelligentes
- Rapports
L’objectif principal de RescueTime est de vous aider à identifier vos habitudes chronophages, tout en vous maintenant responsable de vos heures de travail.
Il fonctionne en arrière-plan et suit comment vous passez votre temps sur tous vos appareils, afin qu’aucune distraction ne passe inaperçue.
Il affiche votre progression en temps réel et propose des fonctionnalités comme la définition d’objectifs et un mode concentration pour encore plus de contrôle.
Avantages :
- Détail précis de vos activités
- Favorise la concentration grâce au blocage des distractions
- Facile à utiliser
Inconvénients :
- Problèmes potentiels de confidentialité (surveillance étendue)
- Pas conçu pour une gestion d’équipe
Idéal pour :
Individus et équipes en télétravail ou dans le domaine tech souhaitant améliorer leur concentration et leur productivité.
Avis utilisateurs :
RescueTime m’a aidé à analyser mes habitudes d’utilisation des apps et des sites web, ce qui m’a permis d’identifier les sources de distraction, en particulier les emails. Maintenant, je limite leur consultation à certains moments de la journée, ce qui réduit considérablement le temps perdu.
3. Todoist
Fonctionnalités clés :
- Gestion des tâches
- Suivi des échéances
- Priorités des tâches
- Rappels
Todoist propose une approche différente de la gestion du temps. Il permet d’organiser votre journée sous forme de listes de tâches et sous-tâches, avec des priorités et des dates d’échéance, que vous pouvez partager avec d’autres.
Il utilise des points Karma comme motivation : chaque tâche accomplie ou échéance respectée augmente votre score, vous donnant un retour visuel sur vos progrès.
En plus des versions desktop et mobile, Todoist fonctionne sur les objets connectés, via une extension Chrome et une intégration email.
Avantages :
- Facile à utiliser
- Compatibilité multiplateforme
- Fonctions de base de gestion de projet
- Aspect ludique avec système de points
Inconvénients :
- Fonctionnalités limitées dans la version gratuite
- Pas de suivi du temps intégré
- Principalement destiné à un usage individuel
Idéal pour :
Équipes créatives, marketing ou toute personne devant organiser et partager des tâches collectivement.
Avis utilisateurs :
J’adore la flexibilité de Todoist pour organiser mes tâches : priorités, échéances, étiquettes, projets… La synchronisation multiplateforme est un gros plus. Et les rappels sont essentiels pour ne rien oublier.
4. TickTick
Fonctionnalités clés :
- Time blocking
- Minuteurs Pomodoro
- Calendrier des tâches
TickTick est une application de productivité légère reconnue pour sa polyvalence. Elle propose différentes vues de calendrier et de nombreuses options de personnalisation pour bâtir un système de time blocking adapté à vos besoins personnels ou professionnels.
Elle comprend également une bibliothèque d’habitudes pour suivre des objectifs comme la lecture ou le sport.
Vous pouvez ajouter vos tâches directement au calendrier pour visualiser leur durée par rapport aux autres activités prévues dans la journée ou la semaine. Vous pouvez aussi partager vos plannings avec des collègues ou des amis, et utiliser la reconnaissance vocale intégrée pour une saisie rapide.
Avantages :
- Large choix de minuteurs
- Configuration simple
Inconvénients :
- Version gratuite limitée
- Problèmes de fiabilité des rappels
- Peu d’intégrations disponibles
Idéal pour :
Les étudiants suivant des plannings de révision, ainsi que les professionnels jonglant entre réunions, délais et tâches variées.
Avis utilisateurs :
TickTick a changé la façon dont je gère ma journée et ma semaine. Je le recommande à toute personne occupée souhaitant garder le contrôle sans rien oublier !
5. Priority Matrix
Fonctionnalités clés :
- Personnalisation de la matrice
- Pièces jointes
- Alertes
Priority Matrix est une application basée sur la matrice d’Eisenhower, combinée à de puissants outils de gestion des tâches.
Chaque projet est affecté à une matrice que vous pouvez créer depuis l’icône de grille sur la page d’accueil. Si un quadrant devient trop chargé, vous pouvez redimensionner la matrice.
Les tâches peuvent être filtrées par différents paramètres, comme la date d’échéance ou les étiquettes. Vous pouvez aussi créer vos propres filtres pour les réutiliser ensuite.
Ajoutez des notes, fichiers ou liens à chaque tâche. Le système d’alertes vous informe quand un collègue vous mentionne dans une mission.
Avantages :
- Interface intuitive et simple
- Disponible sur plusieurs plateformes
- Support client réactif
Inconvénients :
- Contrôle d’accès limité
- Ne fonctionne pas hors ligne
- Version gratuite uniquement sur Android
Idéal pour :
Les chefs de projet souhaitant suivre l’état d’avancement des tâches et les équipes ayant besoin d’un espace partagé pour organiser et prioriser.
Avis utilisateurs :
Priority Matrix est la seule appli qui me permet de rester productif. J’en ai testé plusieurs, mais celle-ci est la plus claire. Je peux facilement déplacer mes tâches, en ajouter autant que je veux, et tout est bien sauvegardé, même synchronisé avec mon ordinateur.
6. Paymo
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps
- Diagramme de Gantt
- Planification
- Facturation
Paymo permet de suivre à la fois le temps et l’argent. Vous pouvez enregistrer le temps passé sur différentes tâches et utiliser ces données pour générer des factures précises pour vos clients.
Ses fonctionnalités de gestion de tâches vous permettent de créer, attribuer et suivre l’avancement de chaque mission, afin que chacun sache ce qu’il a à faire et respecte les délais.
La planification des ressources offre une vue d’ensemble de la charge de travail de votre équipe, ce qui facilite l’attribution des tâches sans surcharge ni sous-utilisation. Il existe aussi un widget dédié pour suivre les logiciels utilisés sur ordinateur, ce qui est utile lors de changements fréquents entre projets.
Avantages :
- Interface intuitive, pas besoin de compétences techniques
- Module de facturation robuste
- Rapports avancés
Inconvénients :
- Version gratuite très limitée (1 utilisateur)
- Coûteux pour les entreprises de taille moyenne ou grande
Idéal pour :
Freelances et agences ayant besoin de facturer précisément leurs heures et dépenses.
Avis utilisateurs :
Paymo propose tous les outils indispensables pour démarrer une petite agence. Il est simple à prendre en main, et comparé à des outils plus complexes, il me fait gagner beaucoup de temps.
7. Monday.com
Fonctionnalités clés :
- Planification du travail
- Tableaux Kanban
- Rapports
- Gestion des fichiers
Monday.com est un outil de gestion du temps et de la productivité qui repose sur des tableaux personnalisables pour organiser les tâches.
Vous pouvez créer des tableaux pour chaque projet ou équipe, puis afficher les tâches en liste, en calendrier ou même sur une ligne du temps.
Monday propose aussi des modèles prêts à l’emploi pour lancer rapidement un projet. Vous pouvez automatiser des tâches répétitives comme l’envoi de rappels ou le déplacement d’éléments, ce qui réduit le travail manuel.
Avantages :
- Flux de travail personnalisables
- Fonctionnalités riches pour la visualisation des données
Inconvénients :
- Nécessite un temps d’apprentissage
- Version gratuite très limitée
- Formules payantes onéreuses
Idéal pour :
Chefs de projets dans de grandes entreprises gérant plusieurs projets à la fois.
Avis utilisateurs :
J’ai adoré les fonctionnalités de gestion de projet pendant la période d’essai. Mais la version gratuite est quasi inutilisable. Les plans payants imposent au moins 3 utilisateurs, ce qui est trop cher pour un solo-entrepreneur débutant.
8. Nifty
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps
- Jalons
- Gestion des tâches
- Discussions
Nifty est une application conçue pour simplifier les flux de travail complexes. Elle regroupe projets, tâches et communications dans un seul espace, ce qui facilite la collaboration.
Elle s’intègre avec Zapier si vous souhaitez la connecter à d’autres outils de productivité.
Les managers peuvent générer des rapports personnalisés selon une période choisie et les exporter en PDF ou CSV.
Avantages :
- Version gratuite pour utilisateurs illimités
- Fonctionnalités polyvalentes de gestion de projet
- Messagerie d’équipe en temps réel
- Disponible en plusieurs langues
Inconvénients :
- Interface parfois complexe
- Formules payantes coûteuses
Idéal pour :
Équipes agiles qui gèrent des sprints, user stories et retours utilisateurs.
Avis utilisateurs :
Nifty a changé la donne pour nous. Grâce aux Docs collaboratifs, la gestion documentaire et la communication sont nettement améliorées. C’est devenu une pièce centrale de notre flux projet.
Outils de gestion du temps en ligne payants
La principale différence entre les outils gratuits et payants réside dans les fonctionnalités et le support. Les versions gratuites sont idéales pour commencer, mais les outils payants offrent plus de possibilités : analyses avancées, options de personnalisation, intégrations, support client réactif et mises à jour fréquentes.
Voici maintenant notre sélection des meilleurs outils de gestion du temps payants.
1. Freedom
Fonctionnalités clés :
- Blocage de sites web
- Programmation
- Sons favorisant la concentration
- Extensions de navigateur
Si vous avez du mal à rester concentré à cause des réseaux sociaux ou d’autres distractions, Freedom peut bloquer ces sites et applications sur vos appareils pour vous offrir des plages de travail ininterrompues.
L’outil synchronise vos sessions sur ordinateur, tablette et smartphone, vous aidant à maintenir votre attention sans surveillance constante.
Tarifs :
- À partir de 3,33 $/mois.
Avantages :
- Listes de blocage personnalisables
- Compatibilité multiplateforme
- Encourage de saines habitudes numériques
Inconvénients :
- Pas de fonctionnement hors ligne (problèmes en cas de coupure réseau)
Idéal pour :
Personnes facilement distraites ou ayant du mal à se discipliner.
Avis utilisateurs :
Super appli. Fonctionne sur tous mes appareils. Synchronisation parfaite dans le cloud. J’ai testé plein d’autres (Cold Turkey, etc.), mais c’est celle-ci que j’ai gardée !
2. Buddy Punch
Fonctionnalités clés :
- Pointage des heures
- Gestion des absences
- Suivi des heures supplémentaires
- Suivi GPS
Buddy Punch aide les responsables à suivre les présences en temps réel.
Il propose aussi des fonctionnalités de planification : les managers peuvent glisser-déposer les shifts, les employés peuvent échanger leurs horaires ou déclarer leurs disponibilités.
Tarifs :
- À partir de 2,99 $ par utilisateur/mois.
Avantages :
- Pratique pour les équipes à distance
- Analyse des données en temps réel
- Prix abordables
Inconvénients :
- Courbe d’apprentissage importante
Idéal pour :
Entreprises avec employés à distance cherchant un logiciel de pointage simple.
Avis utilisateurs :
J’utilise Buddy Punch pour pointer mes heures. L’application est intuitive, je peux consulter mes horaires et feuilles de temps facilement. Parfois un peu lente au chargement, mais globalement très efficace.
3. ProofHub
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps
- Gestion des tâches
- Jalons
- Partage de fichiers
ProofHub est un outil de gestion du temps et de validation en ligne, qui se distingue par sa large palette d’outils de collaboration.
Il facilite les relectures avec annotations, commentaires en contexte et validation centralisée des livrables créatifs.
Disponible sur mobile (iOS & Android), il permet d’estimer le temps, générer des rapports et mieux suivre les heures productives passées sur les projets.
Tarifs :
- Tarif fixe : 89 $/mois, peu importe le nombre d’utilisateurs
- Essai gratuit de 14 jours
Avantages :
- Gestion centralisée des projets
- Flux de travail personnalisables
- Collaboration facilitée
- Appli mobile
Inconvénients :
- Interface dense
- Peu de fonctionnalités dans la formule de base
- Coûteux pour les petites équipes
- Automatisation limitée
Idéal pour :
Équipes moyennes ou grandes cherchant à mieux gérer leur charge de travail, respecter les échéances et améliorer la collaboration.
Avis utilisateurs :
Ce que j’aime dans ProofHub, c’est la centralisation : projets, personnes, documents, tout est là. On collabore beaucoup plus efficacement, et la productivité a clairement augmenté.
4. Focus@Will
Fonctionnalités clés :
- Musique pour la concentration
- Sessions de focus minutées
- Niveaux d’intensité personnalisables
Focus@Will est un service musical conçu pour stimuler la concentration et la productivité.
Il utilise une sélection de musiques basées sur des recherches neuroscientifiques pour aider les utilisateurs à se plonger dans leur travail.
Chaque piste est adaptée à un état cognitif précis, et les fonctionnalités incluent des sessions minutées et des réglages d’intensité sonore.
Tarifs :
- À partir de 7,49 $/mois
Avantages :
- Basé sur la recherche scientifique
- Personnalisable
Inconvénients :
- Catalogue musical limité
- Ne convient pas à tout le monde
Idéal pour :
Utilisateurs ayant des difficultés de concentration et cherchant un soutien auditif ciblé.
Avis utilisateurs :
Quand je suis “dans la zone”, les 45 minutes de session passent en un éclair. Je suis tellement concentré que je n’entends plus rien autour. Le petit bip de fin me surprend à chaque fois !
5. Replicon
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps
- Gestion de projet
- Intégrations
- Rapports
Replicon est une suite d’applications qui couvre tous les besoins de suivi du temps en entreprise : suivi de projet, facturation client, gestion des congés et contrôle des dépenses.
Elle inclut aussi des capacités d’analyse, des intégrations logicielles, un accès mobile et une appli de pointage intuitive.
Replicon est hautement personnalisable, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises cherchant à adapter l’outil à leurs besoins spécifiques.
Tarifs :
- Formules variées. Le pack « Expense Quick Start » commence à 5 $/utilisateur/mois.
Avantages :
- Outil complet de suivi du temps
- Grande flexibilité
Inconvénients :
- Peut être coûteux selon les options
- Apprentissage parfois complexe
Idéal pour :
Grandes entreprises souhaitant centraliser la gestion des projets, des équipes et des données.
6. Bill4Time
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps
- Modèles de factures
- Facturation
- Paiements en ligne
Bill4Time combine gestion du temps et de la facturation dans une seule plateforme.
Vous pouvez suivre précisément le temps facturable, générer des factures personnalisées, enregistrer les dépenses et accepter des paiements sécurisés.
Tarifs :
- À partir de 27 $/utilisateur/mois
- Formules Legal Pro et Enterprise à 45 $ et 80 $
Avantages :
- Facturation complète
- Factures personnalisables
- Fonctionnalités dédiées aux professions juridiques
Inconvénients :
- Tarifs élevés
- Peu d’intégrations
Idéal pour :
Consultants, freelances et avocats ayant besoin de fonctionnalités robustes et intuitives.
Avis utilisateurs :
Nous aimons le fait d’avoir des chiffres de facturation en temps réel, la possibilité de remonter l’historique et de rattacher les dépenses clients directement à la facturation.
7. Scoro
Fonctionnalités clés :
- Planification du travail
- Collaboration d’équipe
- Intégrations
- Suivi du temps et des coûts
Scoro est une solution cloud pour la gestion du travail, du temps, des tâches et de la collaboration.
Elle s’adapte à tous les profils — des développeurs aux équipes créatives — et s’intègre à vos outils métiers.
Tarifs :
- À partir de 26 $/utilisateur/mois
Avantages :
- Solution tout-en-un
- Personnalisable
- Analyses détaillées
Inconvénients :
- Temps d’apprentissage élevé
- Coût important
Idéal pour :
Entreprises ambitieuses et dynamiques recherchant productivité et rentabilité.
Avis utilisateurs :
J’apprécie la création de devis dans Scoro. Le système de modèles accélère tout. Et nos opérations sont sécurisées sur des serveurs puissants.
8. ManicTime
Fonctionnalités clés :
- Suivi automatisé des activités
- Intégrations
- Feuilles de temps
- Rapports
ManicTime suit automatiquement l’activité sur votre ordinateur et classe le temps selon les applications utilisées, projets ou navigation internet.
Il permet d’identifier les pertes de temps, d’analyser vos habitudes et de fixer des objectifs.
Tarifs :
- Utilisateurs individuels : 7–11 $/mois
- Entreprise : 10–15 $/utilisateur/mois
Avantages :
- Suivi automatisé
- Catégorisation claire
- Visualisation des données
Inconvénients :
- Peut entraîner du micro‑management
- Apprentissage complexe
- Prix élevé
Idéal pour :
Managers cherchant à optimiser leur propre productivité et celle de leurs équipes.
Avis utilisateurs :
Expérience mitigée. Données très détaillées, mais l’outil suit absolument tout ce que je fais sur l’ordi, ce qui peut être intrusif.
Conclusion
Voici une sélection d’outils de gestion du temps et des tâches pour vous aider à rester organisé.
Si vous ne savez pas encore lequel choisir, essayez actiTIME.
Il est simple à utiliser et propose un essai gratuit — testez ses fonctionnalités à votre rythme. Prenez le temps d’y réfléchir, et lancez-vous pour améliorer votre productivité.
