Plus d’un tiers des travailleurs estiment perdre 1 à 2 heures par jour sur leur lieu de travail, comme le montre un sondage Gallup réalisé en 2007. Cela représente en moyenne 10 heures par semaine. Ce chiffre à lui seul suffit à inciter tout entrepreneur à repenser sa manière de gérer son entreprise.
Heureusement, il existe un moyen relativement simple d’éviter cela : le suivi du temps. Ce qu’est le suivi du temps, et quels avantages il offre – découvrez-le dans cet article.
- Qu’est-ce que le suivi du temps ?
- Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps ?
- Objectifs clés d’un logiciel de suivi du temps
- Types de logiciels de suivi du temps
- Le processus de suivi du temps expliqué
- Avantages du suivi du temps
- Comment améliorer les performances de votre entreprise avec le suivi du temps
- Comment choisir un logiciel de suivi du temps
- Essayer avant d’acheter
Qu’est-ce que le suivi du temps ?
Le suivi du temps est le processus d’enregistrement du temps consacré aux tâches assignées et aux activités planifiées. Il sert de source d’information supplémentaire dans le cadre de la mesure de la productivité et aide les entreprises à rémunérer leurs employés de manière juste et précise.
Le suivi du temps s’effectue généralement à l’aide de logiciels spécialisés qui offrent non seulement des outils pratiques pour enregistrer le temps, mais aussi des fonctionnalités d’analyse et des rapports fournissant des informations sur la productivité individuelle et collective, les coûts, les bénéfices, la répartition du temps entre les tâches et les projets, et bien plus encore.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps ?
Un logiciel de suivi du temps est un outil numérique conçu pour enregistrer le temps que les individus ou les équipes consacrent à leurs tâches et projets. Il transforme les heures enregistrées en données sur la productivité et fournit des informations précieuses sur l’utilisation de votre temps.
En fonction de sa complexité et du nombre de fonctionnalités qu’il propose, un logiciel de suivi du temps permet d’optimiser les flux de travail, d’identifier les sources d’inefficacité, de gérer les projets plus efficacement et de s’assurer que chaque minute facturable est bien enregistrée. En réalité, ces outils ne se contentent pas de compter les secondes – ils font en sorte que chaque seconde compte.
Objectifs clés d’un logiciel de suivi du temps
1. Facturation client
La facturation client est un processus critique et stratégique consistant à facturer les services rendus ou les produits livrés. Elle implique la préparation et l’envoi de factures détaillant les montants dus et facilitant le paiement.
Pour garantir une rémunération juste et complète, il est essentiel de disposer d’un enregistrement précis des heures facturables et de bien appliquer les taux de facturation. Un logiciel de suivi du temps facilite cette tâche en vous permettant de définir différents taux selon le type de travail, de suivre les heures avec précision à la minute près et de générer des factures sans erreur en quelques clics.
Découvrez comment simplifier la facturation client avec un outil de suivi du temps ici 👈
2. Conformité de la paie
La paie consiste à calculer et verser les salaires aux employés. Cela comprend le calcul des heures travaillées, des rémunérations, la retenue des impôts et déductions, puis le versement des salaires. L’objectif n’est pas seulement de rémunérer les employés, mais aussi de garantir le respect des obligations fiscales et réglementaires.
Intégrer le suivi du temps dans le processus de paie permet de simplifier considérablement cette tâche complexe. Un outil comme actiTIME vous permet de définir les taux de rémunération de chaque employé et d’enregistrer automatiquement les heures exactes travaillées. Cela élimine les approximations liées à la saisie manuelle, réduit les erreurs et assure un calcul précis, tout en instaurant un climat de transparence et de confiance au sein de l’équipe.
Découvrez comment calculer les heures de paie ici 👈
3. Budgétisation et estimation
La budgétisation et l’estimation sont comme des boussoles qui vous guident à travers les incertitudes du futur.
Un budget bien construit permet d’anticiper vos revenus et dépenses et de mieux allouer vos ressources. L’estimation, elle, consiste à prévoir le temps et les coûts d’un projet avant de le démarrer, pour éviter les dépassements et les retards.
Un logiciel de suivi du temps facilite ces deux processus en vous fournissant des données précises sur l’utilisation du temps. Il enregistre les performances passées de vos projets et indique combien de temps et d’argent ont été nécessaires pour chaque tâche. Cela vous aide à faire des prévisions plus justes, basées sur des faits.
Découvrez comment estimer vos projets avec un outil de suivi du temps ici 👈
4. Gestion de projet
La gestion de projet consiste à planifier, exécuter et superviser des tâches pour atteindre les objectifs définis dans un délai imparti. Elle exige une bonne coordination des ressources humaines, du temps et du budget, de la conception à la finalisation du projet.
Un outil comme actiTIME vous aide à organiser les tâches, à partager les informations clés, à fixer des priorités et des échéances. Il optimise l’allocation des ressources et offre des données en temps réel sur les performances de chaque membre de l’équipe –comme un chef d’orchestre numérique assurant l’harmonie parfaite de l’exécution du projet.
Découvrez comment améliorer la gestion de projet avec un outil de suivi du temps ici 👈
5. Analyse de la productivité
L’analyse de la productivité est un processus d’évaluation des performances visant à mesurer l’efficacité avec laquelle vos ressources sont utilisées. En comparant minutieusement les intrants et les résultats, vous pouvez identifier vos points forts, repérer les inefficacités et mettre en place des actions concrètes pour optimiser vos opérations et améliorer vos résultats globaux.
En automatisant la collecte de données et en fournissant une vision détaillée de vos opérations quotidiennes, le suivi du temps facilite considérablement l’analyse de la productivité. Grâce aux fonctionnalités de reporting intégrées, les outils de suivi mettent en lumière des tendances qui seraient autrement invisibles, vous permettant de prendre des décisions éclairées fondées sur des données concrètes et exploitables.
Découvrez comment analyser la productivité de votre équipe grâce aux rapports de temps ici 👈
Analysez l’utilisation du temps sur différentes tâches et comparez les résultats réels aux estimations initiales grâce aux rapports actiTIME.
Types de logiciels de suivi du temps
Ne vous attendez pas à voir Excel figurer dans cette liste. Aussi légendaire soit-il, le tableur de Microsoft présente bien trop de limites face aux applications spécialisées dans le suivi du temps.
Et il existe un grand nombre d’outils à considérer. Heureusement, la plupart fonctionnent de manière assez similaire, la principale différence résidant dans leur méthode de capture du temps.
-
Systèmes à badge magnétique
Au début de chaque journée de travail, les employés badgent à l’entrée, puis à la sortie. Ces systèmes sont utiles pour suivre les absences et les retards, mais ils ne répondent pas aux besoins des télétravailleurs. De plus, ils ne permettent pas d’enregistrer le temps passé sur des tâches spécifiques. Un exemple : EasyTime.
-
Systèmes d’enregistrement d’entrée/sortie
Ces solutions sont parfois très sophistiquées, avec plusieurs options d’enregistrement : sur site, au bureau, via un appel gratuit, sur PC ou sur mobile. TimePilot, par exemple, propose même des horloges adaptées aux conditions extérieures extrêmes.
-
Systèmes à minuterie
Les feuilles de temps les plus simples fonctionnent avec un minuteur : il suffit d’appuyer sur un bouton pour commencer à enregistrer. Des outils plus évolués comme uAttend permettent d’attribuer le temps à différentes activités. Mais les utilisateurs oublient souvent d’arrêter le minuteur en changeant de tâche, ce qui fausse les enregistrements.
-
Systèmes de géolocalisation / périmètre géographique
Des solutions comme myGeoTracking sont installées sur le mobile de l’employé. Elles utilisent le GPS pour détecter l’arrivée sur site, effectuer un enregistrement et suivre les déplacements. Ce type d’outil est superflu pour les bureaux, mais très utile pour les travailleurs sur le terrain.
-
Systèmes de suivi en arrière-plan
Basés sur la surveillance du poste de travail, ils conviennent surtout aux employés de bureau. Ils tournent en tâche de fond et enregistrent automatiquement le temps passé sur chaque application ou onglet de navigateur. Certains outils comme Screenshot Monitor peuvent même faire des captures d’écran et suivre l’activité clavier. Ce type de suivi peut être perçu comme intrusif, il faut donc l’utiliser avec prudence.
-
Systèmes à enregistrement manuel
C’est la méthode la plus transparente : l’utilisateur saisit manuellement le temps passé sur chaque tâche ou projet. Des rappels l’invitent à compléter sa feuille de temps s’il oublie. Des outils comme actiTIME vont plus loin avec des fonctions avancées telles que le suivi des congés, des heures supplémentaires et le calcul des RTT.
Profitez des avantages du suivi du temps automatisé sans porter atteinte à la vie privée des employés – utilisez Time Management Assistant comme outil de productivité autonome ou intégrez-le à votre compte actiTIME.
Le processus de suivi du temps expliqué
Le processus de suivi du temps se résume en trois étapes principales :
- Saisie du temps – Enregistrement du temps consacré aux tâches quotidiennes.
- Validation des feuilles de temps – Revue systématique des feuilles soumises par les employés afin d’en vérifier l’exactitude.
- Rapports et analyses – Analyse des données collectées pour évaluer la productivité, la répartition des ressources et les performances des projets.
Traditionnellement, ces étapes se faisaient sur papier. Aujourd’hui, les logiciels modernes les rendent bien plus simples et efficaces.
Avec actiTIME, par exemple, les utilisateurs peuvent enregistrer leur temps manuellement ou automatiquement, puis le consulter via une feuille de temps hebdomadaire ou un calendrier. Les responsables peuvent valider les feuilles de leurs équipes en quelques secondes, individuellement ou en lot. Enfin, la solution propose de nombreux rapports utiles pour suivre l’avancement, analyser les performances et gérer les coûts.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du processus de suivi du temps, consultez cet article 👈
Principaux avantages du suivi du temps
Qui bénéficie le plus du suivi du temps ? Voici quelques exemples parlants :
-
Entreprises avec des employés à temps partiel ou rémunérés à l’heure
Si vous rémunérez vos employés à l’heure, leur temps de travail devient un facteur critique. En le suivant, vous obtenez une vision claire de leurs efforts et gardez le contrôle sur les coûts des projets.
-
Entreprises qui facturent à l’heure
Si vous facturez vos clients à l’heure, le suivi du temps devient indispensable. Au lieu de vous baser sur des notes incomplètes ou la mémoire des employés, vous disposez d’un enregistrement précis des heures passées sur chaque tâche. Cela garantit que tout est bien facturé, et améliore la transparence avec vos clients.
-
Organisations à but non lucratif
Fonctionnant essentiellement grâce aux dons, les associations doivent souvent rendre des comptes. Des rapports de temps précis leur permettent de démontrer où sont allés les fonds et de rassurer financeurs et autorités.
-
Freelances
Quand on travaille seul, on ne peut pas se permettre de « perdre » du temps non facturé. Même les outils les plus simples vous permettent de suivre votre temps avec précision et d’assurer que chaque heure de travail est rémunérée.
-
Télétravailleurs
Tenir une feuille de temps permet de tenir votre équipe informée de vos avancées. En cas de doute sur votre implication, vous pouvez simplement montrer vos enregistrements – preuve que vous travaillez autant que les autres.
-
Managers souhaitant améliorer les performances
Pour un manager, les feuilles de temps sont une mine d’or. Elles révèlent quels projets sont rentables, où se situent les goulots d’étranglement, et quelles tâches absorbent le plus de temps. Ces données permettent d’optimiser les processus et d’améliorer durablement les performances de l’équipe.
Améliorer les performances de l’entreprise grâce au suivi du temps : études de cas
Le saviez-vous ? Le nombre d’heures travaillées figure parmi les 10 indicateurs clés que toute entreprise en croissance devrait surveiller. Cela peut paraître secondaire au premier abord, mais ces chiffres sont une mine d’informations sur la productivité de vos équipes.
Collecter et analyser régulièrement les feuilles de temps peut révéler des problèmes sous-jacents, mettre en évidence des tendances négatives ou des obstacles organisationnels, et indiquer les domaines nécessitant des améliorations.
Voici quelques exemples concrets de l’impact que peut avoir l’implémentation du suivi du temps :
Expérience de suivi du temps chez InterTalk
InterTalk, une entreprise canadienne de communication, utilisait auparavant des feuilles de temps hebdomadaires classiques. Le système s’est avéré imprécis, lent et incohérent. Pour profiter du programme de crédits d’impôt R&D, elle a dû adopter une solution plus fiable.
Quelques années plus tard, le suivi du temps est devenu un outil stratégique, non seulement pour les déclarations fiscales, mais aussi pour la planification des projets et la répartition des effectifs.
Expérience de suivi du temps chez actiTIME
Chez actiTIME, nous utilisons évidemment notre propre outil au quotidien. Il fait partie intégrante de notre processus de gestion de projet et de notre fonctionnement global.
Grâce au suivi du temps, nos responsables peuvent estimer les coûts et les délais avec beaucoup plus de précision, et ainsi mieux répartir la charge de travail. Pour les équipes RH et comptables, c’est un atout majeur, notamment dans un contexte d’horaires flexibles : peu importe quand ou d’où nos employés travaillent, tant que les heures saisies sont cohérentes à la fin du mois.
Éléments à prendre en compte pour choisir un logiciel de suivi du temps
Il n’existe pas de solution unique pour tous. Le bon choix dépend entièrement de vos besoins spécifiques. Commencez donc par bien les définir afin de filtrer les options disponibles. Voici les principaux critères à évaluer :
-
Flexibilité
Vérifiez s’il est possible de configurer l’outil selon vos préférences. Peut-être souhaiterez-vous désactiver certaines fonctions pour simplifier l’expérience utilisateur, ou au contraire activer des fonctionnalités avancées pour vos managers.
-
Options de suivi
En plus du temps, certains outils permettent aussi de suivre la localisation, les kilomètres parcourus, les dépenses ou les montants facturables.
-
Compatibilité avec d’autres outils
Si vous avez besoin d’intégrer votre outil de suivi à un système de comptabilité, de gestion de projet ou un ERP, assurez-vous qu’il prend en charge les intégrations souhaitées. Vérifiez aussi sa compatibilité avec vos appareils : ordinateurs, smartphones, tablettes ou terminaux.
-
Cloud ou hébergement local ?
Le choix du mode d’hébergement dépend de plusieurs facteurs : structure de l’entreprise (locale ou distribuée), budget disponible, support informatique interne. Le cloud est souvent plus pratique : la maintenance et l’assistance sont incluses, et aucun service IT dédié n’est requis.
-
Tarification
Les plans varient selon les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs ou de projets. Les solutions cloud sont souvent proposées par abonnement mensuel ou annuel, tandis que les logiciels en local sont payés une fois. Attention aux frais supplémentaires (formation, installation). À noter : certains outils proposent des plans gratuits pour les petites équipes ou les associations.
Choisir le bon outil est essentiel, mais comparer des dizaines de solutions peut vite devenir épuisant. Pour vous faire gagner du temps, nous avons compilé une liste complète des meilleurs outils de suivi du temps avec leurs fonctionnalités clés et prix par utilisateur, le tout sur une seule page.
Essayez avant d’acheter
Ce qui semble être la solution idéale sur le papier peut parfois se révéler décevant à l’usage. L’interface peut être trop lente, peu intuitive ou simplement ne pas convenir à vos besoins. Heureusement, la plupart des produits, y compris actiTIME, proposent une version d’essai gratuite.
Alors n’hésitez pas à tester un outil de suivi du temps avant de vous engager. Essayez-le en conditions réelles et voyez s’il s’adapte à votre manière de travailler.
