Una aplicación para asignación de tareas puede marcar la diferencia en la manera en que usted organiza y analiza su trabajo. La gestión de tareas es una parte fundamental de la gestión de proyectos. Implica la planificación de actividades laborales, el seguimiento del progreso y el análisis de resultados. En otras palabras, su objetivo es controlar las tareas durante todo su ciclo de vida y asegurar que se cumplan con éxito los objetivos planteados.
Sin embargo, la gestión de tareas no es esencial únicamente para los gestores de proyectos. Las personas orientadas a la productividad, los equipos e incluso quienes buscan alcanzar sus metas personales pueden utilizarla como trampolín para lograr un rendimiento más eficiente y resultados más rápidos.
Por suerte, dominar la gestión de tareas hoy en día es sumamente sencillo, ya que muchas herramientas de seguimiento del tiempo de tareas pueden ayudarle en ello. En este artículo, describimos cómo gestionar tareas y mejorar los resultados laborales con actiTIME, una aplicación para asignación de tareas inteligente y fácil de usar, que ofrece funcionalidades valiosas para la gestión de proyectos y del trabajo.
¿Qué es una herramienta de seguimiento del tiempo de tareas?
Un seguimiento de tareas es una solución de software que le permite planificar sus tareas y registrar su progreso diario mientras las realiza. Normalmente incluye funciones para la asignación de recursos, estimación de tareas, seguimiento del tiempo, generación de informes, entre otras. En otras palabras, tiene todo lo que necesita para organizar su trabajo y controlar su desempeño de principio a fin.
Las aplicaciones para asignación de tareas son utilizadas con frecuencia por los gestores de proyectos y sus equipos como una forma de controlar los presupuestos del proyecto y evitar retrasos en los cronogramas. No obstante, los usuarios individuales —freelancers, emprendedores independientes y otras personas orientadas a la eficiencia— también pueden emplear estos sistemas para comprender cuánto tiempo dedican a distintos tipos de trabajo. Este tipo de información resulta especialmente valiosa si desea mejorar la gestión del tiempo y llevar su productividad al siguiente nivel.
¿Cómo utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo de tareas?
Solo se requieren tres pasos básicos para configurar una aplicación para asignación de tareas y comenzar a trabajar con ella. Veamos cuáles son estos pasos usando actiTIME como ejemplo:
1. Planifique sus tareas
Con la funcionalidad de gestión del alcance del trabajo de actiTIME, es fácil planificar nuevos proyectos, crear múltiples tareas y coordinar asignaciones entre los miembros de su equipo. Puede hacerlo en tan solo tres pasos:
- Haga clic en el botón + Añadir nuevo en la interfaz de Tareas para crear nuevas tareas;
- Escriba toda la información relevante sobre el proyecto o tarea recién creada en el campo Descripción, para recordar a otros usuarios o a usted mismo los aspectos importantes;
- Después, si trabaja en equipo, puede asignar diferentes tareas a los empleados correspondientes para que todos sepan en qué deben enfocarse.
Además, al crear tareas, puede especificar estimaciones de tiempo y fechas límite, así como identificar qué trabajos son facturables y cuáles no lo son. También puede categorizar sus tareas mediante la funcionalidad de campos personalizados, que permite a los usuarios registrar características únicas de cada tarea que no pueden ser seguidas de otra forma en actiTIME.
Por ejemplo, puede crear un campo personalizado como Prioridad o Código y luego asignar diferentes niveles de importancia o identificadores numéricos a sus tareas:
De este modo, mantendrá toda la información crítica sobre las tareas planificadas en una sola aplicación para asignación de tareas, organizada de forma más conveniente y con fácil acceso en cualquier momento.
2. Haga seguimiento de sus tareas
Una vez que se han creado y planificado las nuevas tareas, puede proceder al seguimiento. Hay cuatro funcionalidades principales en el sistema de actiTIME que le permitirán conocer el progreso de su trabajo en tiempo real:
- Seguimiento del tiempo – Una hoja de horas simple es la funcionalidad principal de la herramienta. Permite a los usuarios registrar manualmente el tiempo dedicado a cada tarea durante el día y revisar los datos presentados en formato semanal. Además, actiTIME incluye un temporizador para el seguimiento automático, accesible mediante su extensión para Chrome, ideal para obtener una imagen precisa del tiempo invertido.
- Notificaciones – Los usuarios pueden configurar alertas automáticas para recibir avisos sobre el riesgo de superar las estimaciones, una excelente medida preventiva contra retrasos en tareas y proyectos.
- Comentarios – Es posible dejar notas junto a cada entrada de tiempo en la hoja de horas. Al comentar una tarea, los usuarios pueden indicar si todo marcha según lo previsto o si enfrentan dificultades que puedan provocar retrasos. Esta función es especialmente útil en equipos donde se requiere coordinación constante y responsabilidad compartida.
- Tablero Kanban – Con esta herramienta de visualización del flujo de trabajo, muy popular en gestión de proyectos, siempre tendrá una visión clara del estado de las tareas y del avance del trabajo. Antes de comenzar a usar el tablero en actiTIME, puede diseñar un flujo de trabajo personalizado y crear tantos estados únicos como necesite. Luego, solo debe abrir la interfaz de Tareas, seleccionar Kanban como modo de visualización preferido y, a medida que se avance en las tareas, moverlas por los distintos estados. Así, las tareas nuevas, en proceso y finalizadas estarán siempre a la vista.
3. Analice el rendimiento
Sin la evaluación de los resultados del trabajo, el ciclo de gestión de tareas no estaría completo, y actiTIME ofrece una excelente funcionalidad para ayudarle a analizar su rendimiento en profundidad: los Informes informativos.
En primer lugar, puede crear gráficos en múltiples formatos para visualizar estadísticas sobre el uso del tiempo y revisar el número total de horas dedicadas por proyectos, usuarios, departamentos, tipos de trabajo, etc.
En segundo lugar, puede generar diversos tipos de informes con una representación detallada de los datos de seguimiento del tiempo, lo que facilita la revisión de sus tendencias de productividad, la evaluación de sus hábitos de gestión del tiempo y la comparación del tiempo real invertido frente a las estimaciones originales.
Por ejemplo, puede ejecutar el Informe de campos personalizados para ver cuánto tiempo de trabajo ha invertido su equipo en diferentes categorías de tareas creadas mediante esta funcionalidad.
Con todos estos datos presentados de manera estructurada y visualmente atractiva, tendrá una mejor oportunidad de identificar qué tan bien está desempeñándose y en qué medida se apega a sus planes iniciales. Una revisión exhaustiva de los datos de seguimiento del tiempo es una excelente forma de aprender y tomar decisiones más inteligentes en la gestión de tareas.
5 beneficios de las herramientas de seguimiento del tiempo de tareas
Para resumir lo anterior, veamos brevemente las principales ventajas que una solución como actiTIME ofrece a quienes buscan una aplicación para asignación de tareas eficaz:
- Mayor eficiencia gracias a un proceso de gestión más fluido, basado en datos reales, y a una vista en tiempo real del trabajo en curso.
- Mejor cumplimiento de los plazos mediante el seguimiento de estimaciones y notificaciones automáticas ante el riesgo de retrasos.
- Mejor gestión de cargas de trabajo gracias a la funcionalidad de planificación del alcance del proyecto y la posibilidad de revisar las tendencias de productividad individuales y del equipo.
- Toma de decisiones más inteligente con informes detallados sobre el rendimiento del proyecto que permiten un análisis profundo de los factores que conducen al éxito o al fracaso.
- El desperdicio de tiempo se reduce al mínimo, ya que actiTIME es muy fácil de aplicar. Además, el seguimiento automático del tiempo reduce las posibilidades de error durante la recolección de datos, evitando la necesidad de invertir recursos valiosos en corregir errores costosos.
¿Suena interesante, verdad? ¡Y lo mejor de todo es que puede probar actiTIME sin ningún coste! Regístrese hoy para obtener una prueba gratuita de 30 días y lleve su experiencia de gestión de tareas a otro nivel.
