La gestión de tareas es una parte fundamental del software de gestión de proyectos. Implica la planificación de las actividades relacionadas con el trabajo, el seguimiento del progreso y el análisis de los resultados. En otras palabras, su objetivo es controlar las tareas a lo largo de su ciclo de vida y asegurarse de que los objetivos que persiguen se alcancen con éxito.
Sin embargo, la gestión de tareas no es esencial solo para los gestores de proyectos. Las personas orientadas a la productividad, los equipos e incluso quienes buscan alcanzar sus metas personales pueden aplicarla como trampolín hacia un rendimiento más eficiente y logros más rápidos.
Por suerte, dominar la gestión de tareas es hoy más sencillo que nunca gracias a la gran variedad de software para seguimiento de tareas disponible. En este artículo, describimos cómo gestionar tareas y mejorar los resultados del trabajo con actiTIME, un rastreador de tareas inteligente y fácil de usar que ofrece funcionalidades valiosas para la gestión de proyectos y del trabajo.
¿Qué es un Software para Seguimiento de Tareas?
Un software para seguimiento de tareas es una solución de software que le permite planificar sus tareas y registrar su progreso diario mientras trabaja en ellas. Normalmente incluye funcionalidad para la asignación de recursos, la estimación de tareas, el seguimiento del tiempo, la generación de informes, etc. En otras palabras, tiene todo lo que necesita para organizar el trabajo y controlar su rendimiento de principio a fin.
Los software para seguimiento de tareas son utilizados con frecuencia por gestores de proyectos y sus equipos como medio para mantener los presupuestos bajo control y prevenir retrasos en el cronograma. Sin embargo, los usuarios individuales —freelancers, emprendedores en solitario y otras personas orientadas a la eficiencia— también pueden utilizarlos para comprender cuánto tiempo dedican a los diferentes tipos de trabajo. Este conocimiento es especialmente valioso si desea mejorar la gestión del tiempo y llevar su productividad al siguiente nivel. Para conocer el mejor software de gestión de proyectos disponible en el mercado, consulte también nuestra guía completa.
¿Cómo usar un Software para Seguimiento de Tareas?
Configurar un software para seguimiento de tareas y empezar a usarlo requiere tan solo tres pasos básicos. Veamos cuáles son usando actiTIME como ejemplo:
1. Planifique sus tareas
Con la función de Gestión del Alcance del Trabajo de actiTIME, es sencillo planificar nuevos proyectos, crear múltiples tareas y coordinar las asignaciones entre los miembros de su equipo. Puede hacerlo en solo tres pasos:
- Haga clic en el botón + Agregar Nuevo en la interfaz de Tareas para crear tareas;
- Escriba toda la información relevante sobre un proyecto o tarea recién creado en el campo Descripción para recordar a otros usuarios o a usted mismo los matices importantes;
- Después, si trabaja en equipo, puede asignar las diferentes tareas a los empleados correspondientes para que todos sepan en qué deben enfocarse.
Además, al crear tareas, puede especificar estimaciones de tiempo y fechas límite, y aclarar qué trabajos son facturables y cuáles no. También puede categorizar sus tareas mediante la funcionalidad de campos personalizados, que permite a los usuarios registrar cualquier característica única de las tareas que tenga sentido para ellos pero que no pueda rastrearse de otro modo en actiTIME. Para organizarse desde el principio, también puede utilizar nuestra plantilla de gestión de proyectos como punto de partida.
Por ejemplo, puede crear un campo personalizado como Prioridad o Código y luego asignar diferentes niveles de importancia e identificadores numéricos a sus tareas:
De este modo, mantendrá toda la información crítica sobre las tareas planificadas en un único software para seguimiento de tareas, la organizará de forma más conveniente y tendrá acceso fácil a ella en cualquier momento.
2. Haga seguimiento de sus tareas
Una vez creadas y planificadas las nuevas tareas, puede proceder al seguimiento. Hay cuatro funciones principales en actiTIME que le permitirán estar al tanto del progreso de su trabajo actual:
- Seguimiento del tiempo – Una hoja de tiempo sencilla es la funcionalidad principal de la herramienta. Permite a los usuarios realizar entradas manuales de tiempo para cada tarea trabajada durante el día y revisar los datos enviados en formato semanal. Además, actiTIME cuenta con un temporizador para el seguimiento automático del tiempo. Se puede acceder a él a través de la extensión de Chrome y utilizarlo cuando desee obtener una imagen muy precisa del tiempo dedicado a las tareas. Si también necesita gestionar el registro de jornada laboral de su equipo, consulte nuestra guía sobre aplicaciones para fichar y gestión del tiempo.
- Notificaciones – Los usuarios de actiTIME pueden configurar notificaciones automáticas para recibir alertas a tiempo sobre el riesgo de exceder las estimaciones, lo que constituye una medida preventiva ideal contra los retrasos en tareas y proyectos.
- Comentarios – Es posible dejar notas junto a cada entrada de tiempo en su hoja de tiempo de actiTIME. Al comentar una tarea, los usuarios pueden aclarar si todo marcha según lo previsto o si se enfrentan a dificultades y corren el riesgo de sufrir un retraso. Esta función es especialmente útil cuando trabaja en equipo, debe coordinar esfuerzos entre los empleados y necesita ese elemento extra para que todos sean responsables de su rendimiento.
- Tablero Kanban – Con esta popular herramienta de visualización del flujo de trabajo para la gestión de proyectos, siempre tendrá una visión clara de los estados de las tareas y el progreso del trabajo. Antes de empezar a utilizar el tablero en actiTIME, puede diseñar un flujo de trabajo Kanban personalizado y crear tantos estados de tareas únicos como considere oportuno. Luego, simplemente abra la interfaz de Tareas, seleccione Kanban como modo de vista preferido y, a medida que avance el trabajo, comience a distribuir las tareas por estados en el tablero. De este modo, las tareas nuevas, en curso y completadas siempre estarán a la vista.
3. Analice el rendimiento
Sin la evaluación de los resultados del trabajo, el ciclo de gestión de tareas no estaría completo, y actiTIME cuenta con una excelente función para ayudarle a analizar su rendimiento en profundidad: los informativos Informes.
En primer lugar, puede crear gráficos en múltiples formatos para visualizar las estadísticas de uso del tiempo y revisar el número total de horas invertidas por proyectos, usuarios, departamentos, tipos de trabajo, etc.
En segundo lugar, puede generar varios tipos de informes con una representación detallada de los datos de seguimiento del tiempo para revisar fácilmente las tendencias de productividad, evaluar los comportamientos de gestión del tiempo y comparar el tiempo real dedicado a las tareas con las estimaciones originales.
Por ejemplo, puede ejecutar el Informe de Campos Personalizados para ver cuánto tiempo de trabajo invirtió su equipo en las diferentes categorías de tareas creadas con la función de campos personalizados.
Con todos estos datos presentados de forma bien estructurada y visualmente atractiva, tendrá más posibilidades de identificar qué tan bien rinde y si se ajusta a sus planes iniciales. Una revisión exhaustiva de los datos de seguimiento del tiempo es una excelente forma de aprender y tomar decisiones más inteligentes en la gestión de tareas.
5 Beneficios del Software para Seguimiento de Tareas
Para resumir lo anterior, enumeremos brevemente las principales ventajas que una solución como actiTIME ofrece a quienes buscan un software para seguimiento de tareas eficaz:
- Mayor eficiencia gracias a un proceso de gestión más ágil y basado en evidencias, y a una visión general del trabajo en tiempo real.
- Mejor cumplimiento de los plazos mediante el seguimiento de estimaciones y las notificaciones automáticas sobre el riesgo de exceder el cronograma.
- Mejor gestión de la carga de trabajo gracias a la funcionalidad de planificación del alcance del proyecto y la posibilidad de revisar las tendencias de productividad individuales y del equipo.
- Toma de decisiones más inteligente con informes completos sobre el rendimiento del proyecto que permiten un análisis más profundo de los factores que conducen al fracaso y al éxito.
- El desperdicio de tiempo se reduce al mínimo ya que actiTIME es muy sencillo de utilizar. Además, el seguimiento automático del tiempo reduce la posibilidad de errores durante la recopilación de datos, por lo que no es necesario invertir recursos valiosos en corregir errores costosos.
¿Le parece atractivo? ¡Y lo mejor es que puede probar actiTIME sin ningún costo! Regístrese hoy para una prueba gratuita de 30 días y lleve su experiencia con el software para seguimiento de tareas a otro nivel.
